“Cuando se recibe un documento en PDF y los datos se integran de forma manual al sistema contable, las empresas se exponen a falta de precisión y exactitud de los datos y del proceso, que generan costos extras en el ingreso de codificación, la validación, almacenamiento y gestión de controversias y del pago de la factura”, señala Bengtsson.
Frente a la dificultades que afrontaron algunos contribuyentes debido a la pandemia, la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT) amplió los plazos para que los últimos grupos de empresas que debían incorporarse a la emisión de comprobantes de pago electrónico lo hagan desde septiembre del 2021. Según la SUNAT, su uso representa un ahorro de hasta 67% en los costos de impresión, gastos de distribución y archivo en comparación con los comprobantes físicos.
Si bien este sistema de facturación se implementó en 2014, y miles de medianas y pequeñas empresas la adoptaron de forma voluntaria, en septiembre de 2020 se determinó la obligatoriedad de su uso para todos los contribuyentes, contemplando tanto a pequeñas, medianas y grandes empresas, las mismas que deben encontrarse habilitadas y habidas.
Actualmente, y según datos de la entidad tributaria, 230 mil empresas vienen emitiendo comprobantes de pago electrónicos, lo que representa la emisión de 700 comprobantes diarios y 18 mil al mes por empresa. Sin embargo, para Renzo León-Velarde, gerente general de Digiflow, empresa de facturación electrónica, la falta de acceso a Internet es una de las principales limitaciones para lograr una transformación digital completa para muchos contribuyentes.
Para León-Velarde, la empresa privada en general, sin diferenciar sectores ni tamaños, debería voltear de forma decidida hacia la transformación digital como camino de crecimiento, consolidación, y más acorde a la realidad de hoy que la virtualidad ha ganado todos los espacios. “En ese marco, es el Estado el llamado a fomentar no solo desde la obligatoriedad, sino desde incentivos para los emisores electrónicos y democratización de servicios necesarios como el Internet o una adecuada plataforma pública de emisión. Existe una pero no llena las expectativas para que un emprendedor decida dejar el papel”, indica.
Lo ideal es lograr la masificación electrónica para el 2022, pero es necesario considerar factores que evitan su cumplimiento. León-Velarde recuerda que es indispensable que el emprendedor y empresario pueda acceder a una plataforma que le permita manejar su negocio, gestionar sus clientes y, al mismo tiempo, cumplir con emitir electrónicamente e iniciar su proceso hacia la transformación digital.
-Es una herramienta que garantiza la transparencia tributaria de las pequeñas, medianas y grandes empresas.
-Permite a las empresas hacer consultas desde cualquier lugar, las 24 horas del día.
-Mejora la productividad de las empresas, al optimizar sus procesos, sistemas de emisión y cobranza.
-Se convierten en facturas negociables para acceder al factoring.
-Se genera menor contaminación del medio ambiente al no emitir papeles.
Más de 235,000 nuevos negocios fueron creados en el Perú a raíz de la emergencia sanitaria, según el Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI). Miles de ellas han implementado el sistema de facturación electrónica para facilitar las ventas y contabilidad de las empresas.
Igualmente, es importante que las organizaciones conozcan la correcta manera de emitir facturas electrónicas, pues esto les permitirá evitar contratiempos en el cobro de los servicios o productos. Al menos 59 observaciones fueron tipificadas por la SUNAT como errores frecuentes en la facturación electrónica. Entre ellos está la digitalización errada de los documentos o la no inclusión de información en todos los campos.
En ese sentido, el director gerente de Conta Perú, Juan Guillén, brinda algunas recomendaciones al momento de emitir facturas electrónicas:
Asegúrate de que las facturas de tu empresa sean claras, precisas, detalladas y fáciles de comprender. Cada documento debe incluir el importe exacto, número de orden de compra, nombre y domicilio del cliente, así como el nombre, domicilio y número de identificación de tu empresa.
Es importante involucrar a toda la empresa en la implementación de la factura electrónica para aprovechar los beneficios y soluciones que ofrece, como la mejora de la productividad y la mayor rapidez en generar un comprobante al momento del pago.
Cuanto más rápido envíes las facturas, menos se demorarán los pagos en llegar. Lo recomendable de enviar es uno o dos días de la entrega del producto o servicio.
Es recomendable hablar directamente con el cliente y preguntarle a quién se debe de enviar la factura. Si envías la factura al departamento contable del cliente, asegúrate de enviar la copia a tu contacto directo y hacer el seguimiento con una llamada telefónica.
Una confirmación rápida dentro del sistema de facturación puede ayudarte a saber si la factura fue recibida y está siendo procesada. En caso de que el pago no se realice en la fecha adecuada, debes comunicarte con el encargado de supervisar.
Para implementar de manera correcta la facturación electrónica o iniciar el proceso de migración a este sistema, es recomendable trabajar con un Proveedor de Servicios Electrónicos autorizado por la SUNAT.
La facturación electrónica es cada vez más utilizada por negocios debido a sus múltiples beneficios. Esta puede ser utilizada por los emisores electrónicos que se encuentren en el Régimen General, Régimen Mype Tributario y Régimen Especial de Renta. Además, puede ser emitida directamente en la web de SUNAT o en el APP SUNAT.
¿Pero cómo implementar la factura electrónica? Para poder emitir facturas electrónicas en tu empresa, debes adquirir la calidad de “emisor electrónico”, siguiendo algunos pasos indicados por la SUNAT:
Una vez que nuestro negocio haya sido incorporado al sistema de emisión electrónica, tenemos dos opciones para emitir las facturas a nuestros clientes:
Facturación propia: Esto sucede cuando deseas emitir por tu cuenta. Para ello debes implementar las especificaciones técnicas para generar los documentos electrónicos. Se trata de equipos tecnológicos y de sistemas de las empresas que se encargan de la programación, para que los documentos cumplan con los estándares y no tengan problemas en su validación. Al implementar el sistema por tu cuenta, deberás de monitorear constantemente los cambios o normativas que establece la SUNAT, para adecuar tu plataforma de facturación a cualquier nuevo requerimiento.
También puedes contratar los servicios de un operador de servicios electrónicos (OSE), que se encargan de validar informáticamente las facturas electrónicas según las especificaciones establecidas por la SUNAT. El OSE se encarga de enviar el comprobante a la Sunat y remitirlo al receptor.
Contratar un PSE: Otra opción es solicitar a un Proveedor de Servicios Electrónicos que realice parte o todas las actividades vinculadas a la facturación electrónica. El proveedor pone a disposición una plataforma de facturación electrónica que facilita a sus clientes el envío de un documento con las especificaciones técnicas necesarias para que llegue sin problemas a la SUNAT y el adquiriente.
