Planificación

Hemos estado obsesionados con productividad y eficiencia. ¿El ideal? Gordon Ramsey con una sonrisa gozosa, que mezcla inspiración y transpiración para producir el manjar soñado. 

La gran pregunta: ¿cómo administrar nuestro tiempo?, ¿qué hacemos, a qué prestamos atención y cómo distribuimos nuestras acciones a lo largo de 2 billones de latidos de nuestro corazón?

Es lo que dura el tic tac de una vida promedio actualmente. El cuádruple que el hámster, el eléctrico animalejo que usamos como metáfora de la vida moderna. Entre el regalo de haber nacido y el final del partido, le hemos sacado la vuelta a la naturaleza y recibido un bono: latimos el doble que el elefante o la ballena azul, que es lo que nos correspondería. 

Pero entre que hacemos todo por que el cucú salga lo más posible, que sus trinos suenen a permanente felicidad y no se pierda nada, ni cuando está adentro ni cuando está afuera, nos hemos convertido en gerentes de logística y permanentes administradores del futuro. ¿Resultado? Vidas provisionales que parecen estar permanentemente a punto de comenzar y que siguen teniendo el sabor a proyectos adolescentes. 

Felizmente están los asistentes electrónicos, los calendarios inteligentes, los algoritmos que permiten reservar mesa en el restaurante, comprar productos, navegar el clima, encontrarnos con clientes y proveedores en cualquier lugar de la nube o de la tierra, llegar a cualquier dirección sin conocer el terreno. Es la ilusión de controlar casi todo y vivir frente a un permanente bufé de planes irrestrictos.

Hasta que nos topamos con ese virus que no se entiende y una de cuyas mutaciones ha encontrado la manera de contagiar a todos con una cachetada, que no necesariamente termina en KO, pero que deja groguis a muchos al mismo tiempo.

En los últimos días —yo mismo aislado y mis planes torcidos por el contagio— constato un patrón en mis pacientes de todas las edades. Ya no es el temor de la enfermedad y sus síntomas —muchos están haciendo lo posible por acoger al Ómicron—, ni el miedo a la muerte. Es el terror al cambio de reglas, las restricciones, las cancelaciones, la parálisis, el atascamiento, a lo que podríamos apodar tartamudez logística. 

No es que no haya demanda ni deseos —¡vaya que los hay!— sino que demasiados de quienes sostienen la oferta —recién ahora nos damos cuenta de que existen y lo importantes que son y lo poco que los reconocemos en todos los sentidos de la palabra— están fuera de juego, seguro provisionalmente pero durante el mismo lapso. 

Volviendo a la administración del tiempo. Quizá sea momento de reconsiderar la importancia del ahora, del ahorita, y lo que hay y es, abandonar la planificación obsesiva de la felicidad, escoger solo un par de platos del menú —la palabra decidir comparte una lejana raíz con matar, cortar, homicidio y suicidio— y gozar los latidos de nuestro corazón sin pensar en el futuro. ¿El objetivo? Ser dueños de nuestro presente.  

Oye Siri. No contesta. Quizá sea mejor. 

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Tras cerca de año y medio de continuar bajo la modalidad del teletrabajo, hay momentos en los que podemos sentirnos agotados y perdidos en el ritmo del día a día. Por eso es importante encontrar la mayor cantidad de mecanismos que nos ayuden a ser productivos y sentirnos mejor en la rutina.

El psicólogo Oscar Castillero brinda algunas recomendaciones que pueden ayudarte a ser más productivo:

Planifica tu día

La organización es necesaria si lo que buscamos es potenciar nuestra productividad. Si bien muchos días pueden resultar algo inciertos por el tipo de carga laboral, es imprescindible que tengamos una idea clara de a qué le dedicaremos nuestro tiempo de trabajo durante el día y cómo planeamos hacerlo. Puedes hacer una lista con tus pendientes o las tareas necesarias a cumplir en el día para tener una ruta clara. Es importante que no te sientas agobiado si es que no lograste acabar con todas las tareas planeadas pues no todas implican usar la misma cantidad de tiempo.

Toma en cuenta que los imprevistos siempre van a suceder, por ello es bueno considerar 20% extra del tiempo calculado cada tarea, para tener un margen que nos dé la tranquilidad de lograr lo necesario en el día.

Prioriza

Una vez que tengas claras las tareas del día, es necesario ser capaz de priorizar aquellas que deben ser realizadas con mayor prontitud. Deja las tareas menos urgentes o importantes para después. Puede realizar una excepción sobre esto si es que te sientes bloqueado con una tarea importante o en caso necesites que los demás acaben con sus tareas para poder concluir la tuya. Éste es un buen mecanismo para aprovechar el tiempo y tener menos pendientes después.

Divide las tareas

Muchas veces nos encargan grandes proyectos y no sabemos por dónde empezar. Divídelo en varias pequeñas tareas pues esto te permitirá tener pasos simples y cortos para culminar. Organizar TV ante pequeñas tareas resulta más manejable y ofrece una satisfacción inmediata pues nos da la sensación de estar avanzando rápidamente.

Elimina distractores

Cuando quieres tener un momento de alta productividad, evita los estímulos que pueden robar tu atención. Puedes usar audífonos para anular el ruido ambiental, quitar de tu escritorio elementos innecesarios o llamativos, usar aplicaciones que eviten el uso excesivo de redes sociales en el trabajo, u otros.

Una tarea a la vez

Es normal que mientras más próximos estemos a culminar con una tarea, empecemos a pensar en todos los pendientes que vienen por delante. Es mejor que termines de concentrarte en una sola, pues muchas veces el querer hacer varias cosas a la vez nos lleva a reprocesos y un mayor consumo de nuestra propia energía.

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Don Ramón es un restaurante dirigido a la clase media y ubicado en la ciudad de Lima, que cayó en ventas debido a la pandemia. Los clientes habituales, oficinistas de edificios aledaños al sector, ya no consumen en el local porque se encuentran en casa realizando home office y, además, el aforo recomendado por el gobierno no ayuda a encontrar el punto de equilibrio que necesita para seguir funcionando.

Don Ramón es uno de los cientos de casos que aquejan a emprendedores y empresas a nivel nacional. Así lo comenta el experto consultor de negocios de la Clínica Empresarial del CIDE-PUCP, Luis Malpartida. Sin duda alguna, el COVID-19 ha impactado fuertemente al sector empresarial, por ello el especialista nos comenta cómo podemos resolver diversos problemas y encontrar alternativas de solución, a través de 4 pasos fundamentales:

Diagnóstico

El primer paso se centra en el reconocimiento de la problemática, por lo que deben participar todos los colaboradores de la empresa. Una herramienta sencilla para ayudar en este proceso es el análisis FODA.

Luego de la observación respectiva, el experto detectó que el restaurante no había tomado acciones de atracción de clientes: al encontrarse en una zona de clase media limeña de fácil acceso para los oficinistas y contar con un local atractivo, los consumidores acudían prácticamente por costumbre. Con la pandemia, los consumidores perdieron capacidad adquisitiva y los oficinistas laboraban desde sus hogares.

Para solucionar este impase y con el fin de mantener la imagen y estatus de clase media de Don Ramón, los dueños del local deciden abrir otra marca: Don Pepe.

Planificación de la respuesta

El siguiente paso es la planificación. Don Pepe permitirá ofrecer servicio de comida por delivery a menor precio a un target distinto. Esta nueva marca se centrará en familias del sector y oficinistas que viven solos y no cuentan con tiempo para cocinar. Es importante resaltar que la solución no deja de lado la marca Don Ramón, que mantendrá su nivel gama media: ambas empresas funcionarán en el mismo local, lo que permitirá que se aproveche de manera inteligente los activos de la empresa.

En este punto se realiza un plan de acciones a seguir. Se detalla la cantidad de motorizados que se contratarán bajo demanda, el protocolo de desinfección al entregar el producto, la nueva carta de presentación, el plan de redes sociales y los nuevos proveedores de alimentos. Toda acción debe tener un plazo determinado.

Implementación

Todo lo presentado en la planificación debe ser ejecutado paso a paso. Si una de las acciones proyectadas fue conversar con anteriores comensales e introducir esta nueva marca, esta tarea debe ser realizada en el tiempo planeado.

Para poder ampliar el conocimiento de las personas sobre este nuevo servicio, la implementación de un plan de redes sociales con una correcta segmentación y con contenidos enfocados en este nuevo público objetivo debe ser revisada con periodicidad para enmendar cualquier error.

Seguimiento

Para comprobar que la propuesta al problema cuenta con el impacto esperado, es necesario monitorear diariamente las ventas e inventario. En el caso de Don Pepe podría utilizarse herramientas sofisticadas, pero para disminuir costos una hoja de Excel bien elaborada será de gran ayuda.

Los gerentes deben calcular, por ejemplo, cuántos platillos necesitan vender diariamente para cubrir los costos y generar ganancias. Si no se logran las métricas esperadas, la estrategia debe ajustarse, ya que todo es un proceso de mejora continua.

Por último, el experto Luis Malpartida considera que los principales problemas de las empresas provienen de una mala gestión. Recomienda realizar las acciones en el tiempo planificado: la compra de insumos para el restaurante, la capacitación a los empleados. Si la empresa solo se encarga de solucionar problemas, no tendrá tiempo para la innovación.

 

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