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Reuniones Zoom
Durante el crecimiento del teletrabajo, las herramientas digitales que permiten las reuniones a distancia fueron cada vez más utilizadas. Por ejemplo, solo en 2021, Zoom fue descargado más de 300 millones de veces, posicionándose dentro de las 10 aplicaciones más utilizadas del periodo anterior.
Si bien las plataformas de videoconferencia han sido un gran aliado, también se ha caído en el abuso de ellas. No es gratuito que durante el año pasado se haya popularizado la frase “esta reunión pudo ser un mail”. En ese sentido, y para empezar el año con reuniones más eficientes, David Laurent, economista conductual, brindó a Sudaca algunas recomendaciones.
¿Cómo tener una reunión eficiente?
Antes de agendar una reunión, Laurent recomienda plantearse algunas preguntas:
“¿Cuál es el objetivo de la reunión?”: Esto ayudará a tener claros los temas a tocar, evitando que el tiempo conectado se extienda demasiado. Además, se podrá prever si todo se resolverá en dicha sesión, o si es que será necesario un segundo encuentro, ya sea de feedback u otro.
“¿Requiere que sea un espacio sincrónico?”: Laurent se refiere a la necesidad de que todos reciban la información en el mismo momento y de forma colectiva. “Si puede hacerse de forma asincrónica, lo mejor será enviar un video por correo que brinde toda la información necesaria”, sugiere el experto.
“¿Se requiere de mi presencia?”: En el caso de reuniones informativas, no es necesario que estén todos presentes si es que tienen pendientes más importantes. A quienes no puedan asistir, se les puede enviar un resumen de lo pactado. Esto evitará que los trabajadores pierdan tiempo valioso para sus labores.
¿Cuándo agendar una reunión?
No todos los temas ameritan convocar una reunión. “Los que sí lo ameritan son aquellos temas que implican un ida y vuelta, es decir, en los que hay discusión. Por ejemplo, si tenemos que determinar cuáles van a ser los lineamientos para un programa de capacitación, habrá mucha pregunta y respuesta, es decir un feedback inmediato. Esto si requiere de una reunión”, explica Laurent.
Por otro lado, cuando hay temas de carácter informativo, lo más eficiente será hacer uso del correo electrónico. Igualmente, el economista conductual advierte que es importante crear una cultura del uso del mail. Esto implica un compromiso de confirmación de lectura del mail, para que el mensaje no se quede como un pendiente sin importancia en la bandeja de entrada.
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Reuniones de trabajo, Reuniones eficientes, Reuniones Zoom
Zoom se ha convertido en la aplicación de videoconferencias y videollamadas por excelencia. Las ventas de la empresa durante el primer trimestre de 2020 aumentaron un 370% en comparación con el mismo período en 2019, alcanzando los $882,5 millones. El mundo entero encontró la plataforma ideal para mantenerse conectados.
Ahora, Zoom ha anunciado una nueva plataforma: Zoom Events. Esta reúne todo en uno para crear experiencias virtuales para los asistentes. Anunciado por primera vez en mayo, Zoom Events ofrece a los emprendedores, pequeñas empresas y grandes organizaciones una solución integral para organizar y monetizar eventos como clases de fitness, ferias comerciales, encuentros corporativos y obras teatrales.
Oded Gal, director de productos de Zoom, señaló: “El año pasado ha cambiado fundamentalmente la forma en que las personas se conectan, aprenden, trabajan, asisten a eventos y mucho más, con las mejores experiencias presenciales y virtuales que se combinan para lograr la máxima productividad y flexibilidad”.
«Los organizadores de eventos buscan una plataforma todo en uno, integral y fácilmente escalable para albergar eventos híbridos y virtuales inmersivos, y estamos cumpliendo sus necesidades con la solución Zoom Events«, añadió Gal.
Beneficios de Zoom Events
-Administrar y organizar sesiones interactivas o presentaciones de uno a varios con Zoom Meetings y Zoom Video Webinars.
-Crear tus propios centros de eventos de marca.
-Crear eventos de varias sesiones.
-Proporcionar una sala de chat para la creación de redes de asistentes, tanto dentro como fuera de una sesión.
-Ofrecer registro y venta de entradas personalizadas.
-Organizar eventos gratuitos o pagos, públicos o privados.
-Próximamente se agregará el soporte para eventos de varios días.
Zoom Events puede ser utilizado con una licencia de Zoom Meetings o Video Webinar de pago ya existente. Además, con esta plataforma se pueden mantener eventos privados o publicarlos en un directorio público para que otros los descubran.
Una bondad muy interesante de esta plataforma es que el editor permite crear y personalizar cada evento con mayor detalle. Estos podrán ser fácilmente administrados e incluso permitirá la personalización de URL para compartir.
Además, Zoom Events permite un registro personalizable y opciones de venta de entradas integradas. Esta plataforma dará la opción de establecer el número de entradas gratuitas y de pago disponibles por evento.
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La práctica extendida de realizar reuniones frecuentes y de larga extensión, que puede calificarse de “reunionitis”, no ha cesado con la pandemia y los más afectados son los altos ejecutivos. Desde antes de la pandemia, un estudio de Harvard Business School consideraba que un directivo podía pasar hasta el 80% de su jornada laboral en reuniones. Ahora que todos pueden conectarse con un “clic”, la situación no varía mucho.
Para Xavier Marcet, presidente de la consultora Lead to Change, la clave está en entender que para multiplicar no siempre debemos estar todos juntos. En un artículo para el diario La Vanguardia sostiene que se puede trabajar con menos reuniones, pero que sean mejores y que trabajar en pandemia no quiere decir que las reuniones presenciales se transformarán simplemente en reuniones virtuales.
“La reunionitis online no es la transformación digital, no nos confundamos. La transformación digital tiene más que ver con nuevas soluciones que aporta la tecnología para compartir, crear, decidir, predecir, escogiendo cuándo lo hacemos presencialmente y cuándo lo hacemos teletrabajando. Las tecnologías son una opción, no son una imposición”, asegura.
Formas eficientes de plantear reuniones
Por lo tanto, si analizó previamente que necesita abordar temas que no pueden resolverse mediante una llamada o un correo y tendrá que convocar a una reunión, sea claro en los objetivos. Con estas consideraciones, el aplicativo Kokatu recomienda reunir solo al personal necesario, verificar que el ambiente sea el adecuado -si es presencial- y no tener problemas técnicos, si se trata de una reunión virtual.
“Evite cambiar de tema. Si quiere terminar con todo lo de la agenda, entonces no se distraiga con otras cosas. Los temas que no se necesitan resolver de inmediato son completamente prescindibles y se pueden tratar otro día o de una forma distinta”, precisan.
También indican que una reunión planeada para una hora podría terminar antes sin ningún problema. Además, se aconseja tomar nota de los temas discutidos o los resultados que se mostraron para que todo el personal pueda estar informado, aunque no estuvieran presentes.
El conferencista y consultor para empresas, Guillermo Occhipinti, comenta que cada organización puede implementar distintas medidas para tener una mejor comunicación y reuniones más productivas. En algunos casos, se dispone de al menos un día libre de reuniones, otras hacen reuniones de pie, que son más breves y concisas o se plantean reuniones de 30 minutos como máximo.
“Hasta reuniones caminado, especialmente para dar ‘feedback’ negativo. Cierro con algo más polémico, una empresa implementó una vez un ‘multiple choice’ para importantes reuniones informativas. El propósito es que quede claro lo que se habló”, indica.
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Si vas a dirigirte a un público, es importante que cuides tu aspecto visual, como el fondo o el tipo de luz que te iluminará el rostro.
Trabajo, clases, seminarios y demás vienen dándose por la vía virtual hace más de un año debido a la pandemia y esto ha generado un creciente cansancio. Por ello, es importante que puedas hacer las mejores presentaciones e intervenciones, de modo que no solo generes un buen ambiente en las reuniones laborales, sino también potenciar tu imagen personal como trabajador. Aquí, algunos consejos:
“Touch Up My Appearance”
Si buscas lucir mejor en las reuniones de Zoom, esta es una gran opción que la aplicación trae por defecto. Permite retocar el video con un enfoque suave. Para activarlo ingresa a Preferencias dentro de Zoom, y en Preferencias de video, dale click a “Retoca mi apariencia”.
Alinea la cámara y tus ojos
Procura alzar la webcam de la computadora o la pantalla de la laptop para tener un buen ángulo durante las reuniones. Lo ideal es que la cámara esté al nivel de los ojos, lo cual permite que nos veamos más naturales y favorecidos en la imagen.
Aprovecha la luz
Prueba en casa con los diferentes tipos de luz que tengas. Los populares aros de luz son bastante útiles para mejorar la calidad de nuestra imagen. Puedes intentar con luz de frente, con un poco de sombras, que haga contraste desde la parte de atrás, hasta lo que mejor vaya contigo.
Ajusta la luz de tu pantalla
Bajo la premisa anterior, también debemos aprovechar la luz que recibimos de la pantalla. Si estás en espacios oscuros, procura que la luz sea un poco más suave, y lo mismo en espacios con mucha luz, ya que puede resaltar aún más aquellas zonas de tu rostro que quizá no deseas.
Cuida tu fondo
Esto puede influir en el aspecto, en cómo funciona el color dentro del encuadre de la cámara, y hasta en cómo te perciben los demás. Elige un fondo claro o blanco, donde no suelen transitar otras personas o mascotas, para evitar perder la atención del público.
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Al igual que las reuniones físicas, las digitales cansan y -si no se hace una adecuada estrategia- pueden generar pérdidas de tiempo para ejecutar lo planificado
Desde hace un año, todas las empresas han tenido que adaptarse a la coyuntura que nos ha traído el COVID-19. En muchos casos fue un proceso complicado ya que, aunque los equipos se han esforzado en cumplir metas, también se han visto afectados por el estrés y la falta de tiempo. Sin embargo, hay algunas formas de manejarlo que Pacífico Seguros, puede transmitir a aquellos que aún están batallando por superar esta etapa.
No más de 50 minutos: Al igual que las reuniones en persona, las virtuales también agotan, por ello también es ideal buscar eficiencias y tener una agenda clara a la hora de iniciarla y tener como meta no rebasar los 50 minutos en cada reunión.
Cada cita debe desarrollar temas puntuales, sin divagar ni entrar en distracciones. Debe ser planificada con tiempo y evitar -salvo urgencias- convocar a reuniones de último momento pues esto puede afectar el desarrollo del trabajo planificado durante el día.
Convocar a todos no es eficiente: Debido a lo fácil que es ahora agendar reuniones vía videollamadas, a veces convocamos a demasiadas personas, ya sea porque queremos que todos estén al tanto o para tener varios reemplazos por si acaso alguno falta. Sin embargo, no siempre es eficiente. Es mejor agendar a los necesarios, consultar si desean incluir a alguien en su reemplazo y tener un resumen preparado en caso alguien falte.
Equilibrio en la vida
La pandemia ha cambiado la forma en que todos trabajamos, nuestros horarios y cómo interactuamos con el mundo, comenta Carlos Ruiz, Gerente de GDH y Administración de Pacífico Seguros. Esto, recuerda, genera estrés por los diferentes aspectos de nuestras vidas que tenemos que manejar.
“Trabajar desde casa implica retos como atender las necesidades personales y de su familia mientras trabaja, a los que pueden sumarse problemas para concentrarse, sentirse mentalmente agotado o abrumado. Tener un orden y administrar mejor los tiempos es liberador”, asegura.
¿Qué recomienda para superar este problema?
Plazos claros para los entregables: Es posible que a veces no tengamos noción del tiempo cuando estamos en home office y terminemos trabajando horas adicionales para entregar algo que quizá se necesitaba en una semana. En estos casos es mejor tener claros los plazos de entrega -decirlos o preguntarlos-, así evitamos el desgaste mental de todos.
Programa el envío de tus correos: Si en alguna ocasión deseas avanzar con algunos pendientes fuera de horario laboral y necesitas mandar algunos correos, es mejor programarlos para que se envíen automáticamente al día siguiente, así no cortamos el descanso de los demás.
