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¿Cómo hacer reuniones de trabajo más eficientes?

No todos los temas ameritan convocar una reunión. Los que sí lo ameritan son aquellos que implican un feedback inmediato.

Durante el crecimiento del teletrabajo, las herramientas digitales que permiten las reuniones a distancia fueron cada vez más utilizadas. Por ejemplo, solo en 2021, Zoom fue descargado más de 300 millones de veces, posicionándose dentro de las 10 aplicaciones más utilizadas del periodo anterior.

Si bien las plataformas de videoconferencia han sido un gran aliado, también se ha caído en el abuso de ellas. No es gratuito que durante el año pasado se haya popularizado la frase “esta reunión pudo ser un mail”. En ese sentido, y para empezar el año con reuniones más eficientes, David Laurent, economista conductual, brindó a Sudaca algunas recomendaciones.

¿Cómo tener una reunión eficiente?

Antes de agendar una reunión, Laurent recomienda plantearse algunas preguntas:

“¿Cuál es el objetivo de la reunión?”: Esto ayudará a tener claros los temas a tocar, evitando que el tiempo conectado se extienda demasiado. Además, se podrá prever si todo se resolverá en dicha sesión, o si es que será necesario un segundo encuentro, ya sea de feedback u otro.

“¿Requiere que sea un espacio sincrónico?”: Laurent se refiere a la necesidad de que todos reciban la información en el mismo momento y de forma colectiva. “Si puede hacerse de forma asincrónica, lo mejor será enviar un video por correo que brinde toda la información necesaria”, sugiere el experto.

“¿Se requiere de mi presencia?”: En el caso de reuniones informativas, no es necesario que estén todos presentes si es que tienen pendientes más importantes. A quienes no puedan asistir, se les puede enviar un resumen de lo pactado. Esto evitará que los trabajadores pierdan tiempo valioso para sus labores.

¿Cuándo agendar una reunión?

No todos los temas ameritan convocar una reunión. “Los que sí lo ameritan son aquellos temas que implican un ida y vuelta, es decir, en los que hay discusión. Por ejemplo, si tenemos que determinar cuáles van a ser los lineamientos para un programa de capacitación, habrá mucha pregunta y respuesta, es decir un feedback inmediato.  Esto si requiere de una reunión”, explica Laurent.

Por otro lado, cuando hay temas de carácter informativo, lo más eficiente será hacer uso del correo electrónico. Igualmente, el economista conductual advierte que es importante crear una cultura del uso del mail. Esto implica un compromiso de confirmación de lectura del mail, para que el mensaje no se quede como un pendiente sin importancia en la bandeja de entrada.

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