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¿Cómo evitar las reuniones innecesarias?

Ni el trabajo remoto ha podido acabar con la “reunionitis” que persiste en algunas compañías. Planifique bien la dinámica del encuentro para tener una sesión productiva.

La práctica extendida de realizar reuniones frecuentes y de larga extensión, que puede calificarse de “reunionitis”, no ha cesado con la pandemia y los más afectados son los altos ejecutivos. Desde antes de la pandemia, un estudio de Harvard Business School consideraba que un directivo podía pasar hasta el 80% de su jornada laboral en reuniones. Ahora que todos pueden conectarse con un “clic”, la situación no varía mucho.

Para Xavier Marcet, presidente de la consultora Lead to Change, la clave está en entender que para multiplicar no siempre debemos estar todos juntos. En un artículo para el diario La Vanguardia sostiene que se puede trabajar con menos reuniones, pero que sean mejores y que trabajar en pandemia no quiere decir que las reuniones presenciales se transformarán simplemente en reuniones virtuales.

“La reunionitis online no es la transformación digital, no nos confundamos. La transformación digital tiene más que ver con nuevas soluciones que aporta la tecnología para compartir, crear, decidir, predecir, escogiendo cuándo lo hacemos presencialmente y cuándo lo hacemos teletrabajando. Las tecnologías son una opción, no son una imposición”, asegura.

Formas eficientes de plantear reuniones

Por lo tanto, si analizó previamente que necesita abordar temas que no pueden resolverse mediante una llamada o un correo y tendrá que convocar a una reunión, sea claro en los objetivos. Con estas consideraciones, el aplicativo Kokatu recomienda reunir solo al personal necesario, verificar que el ambiente sea el adecuado -si es presencial- y no tener problemas técnicos, si se trata de una reunión virtual.

“Evite cambiar de tema. Si quiere terminar con todo lo de la agenda, entonces no se distraiga con otras cosas. Los temas que no se necesitan resolver de inmediato son completamente prescindibles y se pueden tratar otro día o de una forma distinta”, precisan.

También indican que una reunión planeada para una hora podría terminar antes sin ningún problema. Además, se aconseja tomar nota de los temas discutidos o los resultados que se mostraron para que todo el personal pueda estar informado, aunque no estuvieran presentes.

El conferencista y consultor para empresas, Guillermo Occhipinti, comenta que cada organización puede implementar distintas medidas para tener una mejor comunicación y reuniones más productivas. En algunos casos, se dispone de al menos un día libre de reuniones, otras hacen reuniones de pie, que son más breves y concisas o se plantean reuniones de 30 minutos como máximo.

“Hasta reuniones caminado, especialmente para dar ‘feedback’ negativo. Cierro con algo más polémico, una empresa implementó una vez un ‘multiple choice’ para importantes reuniones informativas. El propósito es que quede claro lo que se habló”, indica.

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