Zoom: Claves para sacarle provecho y hacer eficiente las reuniones laborales

Las videollamadas se han vuelto herramientas fundamentales para el trabajo remoto, pero su uso excesivo puede causar fatiga en vez de un incremento en la productividad. Antes de iniciar una ¿Qué debo tener en cuenta?

Por María Claudia Medina

En un año donde visitar a los amigos o a los familiares supone un riesgo sanitario, las videoconferencias, han supuesto un pequeño alivio al aislamiento social. Sin embargo, tener demasiadas por día puede causar una “fatiga Zoom”, por el nombre del programa de videoconferencia que se ha vuelto más popular con la pandemia.

Las causas de esta fatiga, de acuerdo al portal Medical News Today, son cinco: conciencia de la mirada (contacto visual indirecto con muchas personas a la vez), atención limitada (en casa hay múltiples distractores), asuntos técnicos (conexión defectuosa), presión sobre el rendimiento (estar atento a cómo nos ven los demás) y tiempo en pantalla (el tiempo libre también se pasa frente a la pantalla).

Para evitar ese agotamiento mental, Mónica Berger, Master Coach LHH Región LATAM y Vicepresidente de ICF Perú, recomienda hacerse unas cuantas preguntas antes de iniciar una comunicación no presencial, sea una videollamada o un mensaje por WhatsApp.

“¿Es la persona indicada?, ¿es el medio más adecuado? Considere si una llamada va a lograr mejor efecto que un mail, si es oportuno un mensaje por WhatsApp o quizá coordinar una teleconferencia. ¿Es el momento, la hora más apropiada? Tenga en cuenta si la comunicación es o no urgente. Si puede esperar para no interrumpir reuniones u horas de sueño o de comidas”, precisa.

Pautas para una reunión efectiva

Después de definir que la videoconferencia es la mejor opción, Sarah Green Carmichael editora en Bloomberg Opinion, considera que se deben elegir bien los temas porque el resto de los participantes asumen que los temas a discutir ameritan una videoconferencia, donde se tiene que aprovechar al máximo el tiempo disponible.

“Los organizadores de las reuniones, quizás conscientes de lo incómodo que se ven mirando en silencio a la cámara, asumen más responsabilidad para proporcionar una agenda clara. Los roles de los asistentes también pueden ser más claros, ya sea que estén hablando o escuchando”, comenta.

Como método de trabajo, también es útil que las reuniones tengan una estructura similar cada semana y procurar que todos puedan tener las cámaras encendidas para que la comunicación incluya a las señales no verbales. Lo ideal es que una reunión de inicio de jornada, por ejemplo, no se extienda más allá de los 45 minutos con temas que podrían solucionarse por otras vías.

Respecto de la herramienta a utilizar, aunque Zoom es la más conocida, Microsoft Teams, Google Meet, Skype y Webex de Cisco también ofrecen este servicio con diferentes condiciones.

En general, lo principal es que sea una herramienta segura, que soporte el número de participantes previsto, que permita un registro posterior de la sesión, que genere notificaciones previas como recordatorio y que permita compartir la pantalla para mostrar documentos o presentaciones fácilmente.

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