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Reuniones en Zoom: los errores que no debes cometer

Por: 16.09.2021

Ha pasado ya un año y medio desde que nuestras dinámicas laborales cambiaron y vieron la manera de adaptarse a las distancias y la virtualidad. Si bien las reuniones vía videollamada se convirtieron en la rutina del día a día, la costumbre puede hacer que olvidemos ciertas normas de conducta o respeto a los compañeros de trabajo, así como a los clientes.

Que trabajemos desde nuestras casas no necesariamente implica que debamos perder la cordialidad y respeto por el ámbito laboral. En ese sentido, la revista Forbes publicó un informe que explica los errores más comunes que se pueden estar cometiendo durante las reuniones en Zoom y cómo corregirlos rápidamente:

Mirarte a ti mismo

Esto suele ser muy tentador, pero realmente no hay ninguna razón para mirarte a ti mismo en la pantalla, además de verificar que el fondo esté ordenado y que se te vea presentable. Después de esa verificación rápida, una buena solución para no caer en la vanidad es activar la opción de «ocultar la vista propia». Esto permitirá que todos los demás puedan verte, y evitará que te mires fijamente durante toda la llamada.

Tener un fondo desordenado

Un fondo desordenado o con muchas cosas sucediendo detrás, es un gran distractor. Siempre verifica que tu fondo esté limpio y ordenado, y que no haya nada que no te gustaría que los demás vieran. Revisa tu espacio antes de unirse a una llamada, especialmente si no es un lugar desde el que normalmente realizas tus actividades. Si deseas mostrar lo menos posible tu fondo, siéntate más cerca de una pared. De no poder hacerlo, tienes la opción de difuminar tu fondo.

No silenciarse

A menos que estés hablando, tu micrófono debe estar silenciado. Los micrófonos captan mucho ruido ambiental, por lo que si hay alguien hablando en otra habitación o hay un ruido fuerte afuera, se puede escuchar en tu llamada. Además, cuando el micrófono se satura, Zoom tiende a no emitir ningún sonido. Recuerda que esta plataforma prioriza los sonidos más altos, por lo que mantener el micrófono silenciado resulta también una acción respetuosa con los demás presentes en la reunión.

Compartir demás en la pantalla

Asegúrate de no mostrar demasiado cuando compartas tu pantalla. En lugar de elegir «compartir pantalla», elige compartir solo el archivo específico o la ventana que necesitas mostrar. Cierra todas las demás pestañas o documentos del navegador para que no haya posibilidad de que compartas accidentalmente algún contenido incorrecto. Silencia también tus notificaciones para que ningún pop up se cuele durante la reunión.

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¿Cómo combatir la fatiga de Zoom?

Por: 13.09.2021

Desde la llegada de la pandemia por COVID-19, las aplicaciones y servicios de videollamadas y teleconferencias han visto un mayor uso diario. De acuerdo a un análisis realizado por Movistar, la cantidad de minutos de llamadas online y videollamadas incrementó en cuatro veces hacia julio de 2020 en comparación a la semana previa al inicio de la emergencia nacional, pasando de 6 millones a 24 millones de minutos.

Zoom es una de esas plataformas que durante un año y medio nos han ayudado a mantenernos conectados y continuar con las actividades laborales en equipo, pero su constante uso ha traído consigo la fatiga. El psicólogo Sebastián Blanco explica que la Fatiga de Zoom es un fenómeno psicológico caracterizado por la sensación de cansancio y falta de energía después de haber pasado todo el día en medio de videoconferencias o ser observado a través de una cámara.

En algunas ocasiones puede ser imposible apagar la cámara. Sin embargo, existen algunas prácticas que el experto recomienda para aligerar esa fatiga:

Tomar pequeños descansos

Durante las reuniones pasamos mucho tiempo observando la imagen propia y de los demás, por lo que una acción adecuada que se puede realizar es minimizar la ventana de la reunión virtual que se está observado o mover la mirada y cambiar de posición. Es posible que todos los compañeros de trabajo sientan los mismos efectos psicológicos y corporales en medio de las reuniones virtuales y por tanto comprenderán la necesidad de cambiar de posición o de moverse por un momento.

Reducir los estímulos en pantalla

Una causa importante de la fatiga de Zoom se encuentra en una conciencia elevada sobre lo que los demás van a pensar de nosotros, aumentada por la imagen de nosotros mismos en la pantalla. Un consejo para esta situación puede ser ocultar la imagen propia en Zoom o en cualquier otra plataforma de videollamada. Otro consejo útil es evitar fijarse en los estímulos presentados en los videos de los compañeros, como el entorno en el cual se encuentran.

Hacer opcional el uso de la cámara

En caso de estar en un cargo ejecutivo, podría ser adecuado hacer opcional el uso de la cámara en algunas reuniones menores, debido a que la fatiga puede verse aumentada en ocasiones en las que se está compartiendo el espacio con muchas personas. También puede ser adecuado contar con un facilitador que ayude al desarrollo de la comunicación en medio de grupos grandes, facilitando la participación de los asistentes.

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Zoom Events: ¿Qué es y cómo ayuda a los emprendedores?

Por: 31.08.2021

Zoom se ha convertido en la aplicación de videoconferencias y videollamadas por excelencia. Las ventas de la empresa durante el primer trimestre de 2020 aumentaron un 370% en comparación con el mismo período en 2019, alcanzando los $882,5 millones. El mundo entero encontró la plataforma ideal para mantenerse conectados.

Ahora, Zoom ha anunciado una nueva plataforma: Zoom Events. Esta reúne todo en uno para crear experiencias virtuales para los asistentes. Anunciado por primera vez en mayo, Zoom Events ofrece a los emprendedores, pequeñas empresas y grandes organizaciones una solución integral para organizar y monetizar eventos como clases de fitness, ferias comerciales, encuentros corporativos y obras teatrales.

Oded Gal, director de productos de Zoom, señaló: “El año pasado ha cambiado fundamentalmente la forma en que las personas se conectan, aprenden, trabajan, asisten a eventos y mucho más, con las mejores experiencias presenciales y virtuales que se combinan para lograr la máxima productividad y flexibilidad”.

«Los organizadores de eventos buscan una plataforma todo en uno, integral y fácilmente escalable para albergar eventos híbridos y virtuales inmersivos, y estamos cumpliendo sus necesidades con la solución Zoom Events«, añadió Gal.

Beneficios de Zoom Events

-Administrar y organizar sesiones interactivas o presentaciones de uno a varios con Zoom Meetings y Zoom Video Webinars.

-Crear tus propios centros de eventos de marca.

-Crear eventos de varias sesiones.

-Proporcionar una sala de chat para la creación de redes de asistentes, tanto dentro como fuera de una sesión.

-Ofrecer registro y venta de entradas personalizadas.

-Organizar eventos gratuitos o pagos, públicos o privados.

-Próximamente se agregará el soporte para eventos de varios días.

Zoom Events puede ser utilizado con una licencia de Zoom Meetings o Video Webinar de pago ya existente. Además, con esta plataforma se pueden mantener eventos privados o publicarlos en un directorio público para que otros los descubran.

Una bondad muy interesante de esta plataforma es que el editor permite crear y personalizar cada evento con mayor detalle. Estos podrán ser fácilmente administrados e incluso permitirá la personalización de URL para compartir.

Además, Zoom Events permite un registro personalizable y opciones de venta de entradas integradas. Esta plataforma dará la opción de establecer el número de entradas gratuitas y de pago disponibles por evento.

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¿Cómo evitar las reuniones innecesarias?

Por: 14.07.2021

La práctica extendida de realizar reuniones frecuentes y de larga extensión, que puede calificarse de “reunionitis”, no ha cesado con la pandemia y los más afectados son los altos ejecutivos. Desde antes de la pandemia, un estudio de Harvard Business School consideraba que un directivo podía pasar hasta el 80% de su jornada laboral en reuniones. Ahora que todos pueden conectarse con un “clic”, la situación no varía mucho.

Para Xavier Marcet, presidente de la consultora Lead to Change, la clave está en entender que para multiplicar no siempre debemos estar todos juntos. En un artículo para el diario La Vanguardia sostiene que se puede trabajar con menos reuniones, pero que sean mejores y que trabajar en pandemia no quiere decir que las reuniones presenciales se transformarán simplemente en reuniones virtuales.

“La reunionitis online no es la transformación digital, no nos confundamos. La transformación digital tiene más que ver con nuevas soluciones que aporta la tecnología para compartir, crear, decidir, predecir, escogiendo cuándo lo hacemos presencialmente y cuándo lo hacemos teletrabajando. Las tecnologías son una opción, no son una imposición”, asegura.

Formas eficientes de plantear reuniones

Por lo tanto, si analizó previamente que necesita abordar temas que no pueden resolverse mediante una llamada o un correo y tendrá que convocar a una reunión, sea claro en los objetivos. Con estas consideraciones, el aplicativo Kokatu recomienda reunir solo al personal necesario, verificar que el ambiente sea el adecuado -si es presencial- y no tener problemas técnicos, si se trata de una reunión virtual.

“Evite cambiar de tema. Si quiere terminar con todo lo de la agenda, entonces no se distraiga con otras cosas. Los temas que no se necesitan resolver de inmediato son completamente prescindibles y se pueden tratar otro día o de una forma distinta”, precisan.

También indican que una reunión planeada para una hora podría terminar antes sin ningún problema. Además, se aconseja tomar nota de los temas discutidos o los resultados que se mostraron para que todo el personal pueda estar informado, aunque no estuvieran presentes.

El conferencista y consultor para empresas, Guillermo Occhipinti, comenta que cada organización puede implementar distintas medidas para tener una mejor comunicación y reuniones más productivas. En algunos casos, se dispone de al menos un día libre de reuniones, otras hacen reuniones de pie, que son más breves y concisas o se plantean reuniones de 30 minutos como máximo.

“Hasta reuniones caminado, especialmente para dar ‘feedback’ negativo. Cierro con algo más polémico, una empresa implementó una vez un ‘multiple choice’ para importantes reuniones informativas. El propósito es que quede claro lo que se habló”, indica.

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¿Cómo hacer una efectiva conferencia en Zoom?

Por: 5.05.2021

Si vas a dirigirte a un público, es importante que cuides tu aspecto visual, como el fondo o el tipo de luz que te iluminará el rostro.

Trabajo, clases, seminarios y demás vienen dándose por la vía virtual hace más de un año debido a la pandemia y esto ha generado un creciente cansancio. Por ello, es importante que puedas hacer las mejores presentaciones e intervenciones, de modo que no solo generes un buen ambiente en las reuniones laborales, sino también potenciar tu imagen personal como trabajador. Aquí, algunos consejos:

“Touch Up My Appearance”

Si buscas lucir mejor en las reuniones de Zoom, esta es una gran opción que la aplicación trae por defecto. Permite retocar el video con un enfoque suave. Para activarlo ingresa a Preferencias dentro de Zoom, y en Preferencias de video, dale click a “Retoca mi apariencia”.

Alinea la cámara y tus ojos

Procura alzar la webcam de la computadora o la pantalla de la laptop para tener un buen ángulo durante las reuniones. Lo ideal es que la cámara esté al nivel de los ojos, lo cual permite que nos veamos más naturales y favorecidos en la imagen.

Aprovecha la luz

Prueba en casa con los diferentes tipos de luz que tengas. Los populares aros de luz son bastante útiles para mejorar la calidad de nuestra imagen. Puedes intentar con luz de frente, con un poco de sombras, que haga contraste desde la parte de atrás, hasta lo que mejor vaya contigo.

Ajusta la luz de tu pantalla

Bajo la premisa anterior, también debemos aprovechar la luz que recibimos de la pantalla. Si estás en espacios oscuros, procura que la luz sea un poco más suave, y lo mismo en espacios con mucha luz, ya que puede resaltar aún más aquellas zonas de tu rostro que quizá no deseas.

 

Cuida tu fondo

Esto puede influir en el aspecto, en cómo funciona el color dentro del encuadre de la cámara, y hasta en cómo te perciben los demás. Elige un fondo claro o blanco, donde no suelen transitar otras personas o mascotas, para evitar perder la atención del público.

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¿Cuánto es el tiempo ideal que debe durar una reunión Zoom?

Por: 1.04.2021

Al igual que las reuniones físicas, las digitales cansan y -si no se hace una adecuada estrategia- pueden generar pérdidas de tiempo para ejecutar lo planificado

 

 

Desde hace un año, todas las empresas han tenido que adaptarse a la coyuntura que nos ha traído el COVID-19. En muchos casos fue un proceso complicado ya que, aunque los equipos se han esforzado en cumplir metas, también se han visto afectados por el estrés y la falta de tiempo. Sin embargo, hay algunas formas de manejarlo que Pacífico Seguros, puede transmitir a aquellos que aún están batallando por superar esta etapa.

 

No más de 50 minutos: Al igual que las reuniones en persona, las virtuales también agotan, por ello también es ideal buscar eficiencias y tener una agenda clara a la hora de iniciarla y tener como meta no rebasar los 50 minutos en cada reunión.

 

Cada cita debe desarrollar temas puntuales, sin divagar ni entrar en distracciones. Debe ser planificada con tiempo y evitar -salvo urgencias- convocar a reuniones de último momento pues esto puede afectar el desarrollo del trabajo planificado durante el día.

 

Convocar a todos no es eficiente: Debido a lo fácil que es ahora agendar reuniones vía videollamadas, a veces convocamos a demasiadas personas, ya sea porque queremos que todos estén al tanto o para tener varios reemplazos por si acaso alguno falta. Sin embargo, no siempre es eficiente. Es mejor agendar a los necesarios, consultar si desean incluir a alguien en su reemplazo y tener un resumen preparado en caso alguien falte.

 

Equilibrio en la vida

 

La pandemia ha cambiado la forma en que todos trabajamos, nuestros horarios y cómo interactuamos con el mundo, comenta Carlos Ruiz, Gerente de GDH y Administración de Pacífico Seguros. Esto, recuerda, genera estrés por los diferentes aspectos de nuestras vidas que tenemos que manejar.

 

“Trabajar desde casa implica retos como atender las necesidades personales y de su familia mientras trabaja, a los que pueden sumarse problemas para concentrarse, sentirse mentalmente agotado o abrumado. Tener un orden y administrar mejor los tiempos es liberador”, asegura.

 

¿Qué recomienda para superar este problema?

 

Plazos claros para los entregables: Es posible que a veces no tengamos noción del tiempo cuando estamos en home office y terminemos trabajando horas adicionales para entregar algo que quizá se necesitaba en una semana. En estos casos es mejor tener claros los plazos de entrega -decirlos o preguntarlos-, así evitamos el desgaste mental de todos.

 

Programa el envío de tus correos: Si en alguna ocasión deseas avanzar con algunos pendientes fuera de horario laboral y necesitas mandar algunos correos, es mejor programarlos para que se envíen automáticamente al día siguiente, así no cortamos el descanso de los demás.

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