Teletrabajo

El trabajo remoto es una realidad aún vigente en ciertos sectores; además muchas organizaciones que optan por un modelo híbrido de trabajo posicionan a sus trabajadores en lugares espaciados dentro de la compañía para evitar contagios. Frente a esta nueva realidad laboral, es esencial que los equipos de recursos humanos puedan brindar buenas experiencias a los empleados y sólidos programas de beneficios que mejoren la conexión entre el colaborador y su centro laboral.
De acuerdo a cifras del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (MTPE), más de 200,000 trabajadores del sector servicios laboraban bajo la modalidad de trabajo remoto hasta el cierre del 2021. Mientras que, según un estudio privado, los sectores que más se habrían acogido al teletrabajo serían el de educación (74%), finanzas y seguros (62%), farmacia y salud (49%) y comercio (38%).
En ese contexto, en Perú, el 45% de las empresas implementaría procesos de inducción de forma 100% digital para los nuevos empleados, considerando que estos procedimientos se están transformando por las nuevas modalidades de trabajo a consecuencia de la pandemia del covid-19, según información de Marsh.
“Ahora la clave para mantener en un estado de bienestar a los trabajadores que laboran desde casa o cualquier otro lugar es invertir en tecnologías y plataformas que faciliten el acceso a los beneficios y ayuden a los empleados a elegir el apoyo que más necesitan”, señaló Stella Spetale, consultora de Seguridad Ocupacional, Salud y Beneficios de Marsh.

Tendencias en nuestro país

Las tendencias en el Perú también muestran que a fin de potenciar iniciativas asociadas a los programas de bienestar y aumentar la productividad de la fuerza laboral, las organizaciones en el país han planteado diversas acciones como: charlas de orientación grabadas (23%), sección exclusiva para beneficios en intranet (23%), manual digital interactivo de beneficios (32%), entre otros, y así brindar un mejor clima laboral a los colaboradores, anotó Marsh.
Según Marsh, en su informe “La era de la adaptabilidad: un primer enfoque digital de los beneficios en un mundo post pandémico”, una proporción cada vez mayor del presupuesto de los recursos humanos ahora se destina en tecnología.
“A nivel mundial, el 76% de las organizaciones aumentaron sus presupuestos como resultado de la pandemia, este aumento responde a que esta nueva parte del presupuesto pueda ser enfocada en las recompensas, beneficios, y el bienestar digital”, agregó Spetale.
Es importante detallar que ahora los empleados buscan una conexión y apoyo sin precedentes para sus lugares de trabajo por parte de sus empleadores. Este desafío implica, entre otras cosas, mejorar digitalmente los procesos de reclutamiento, las capacitaciones e inducciones, así como implementar mejores herramientas para el desarrollo de sus actividades, mencionó.
Las organizaciones necesitan estar preparadas para estos cambios y para la evolución de las nuevas formas de trabajar, enfatizó.
“En la actualidad, el gran desafío para las empresas es llegar a los trabajadores, sin tener el contacto físico que antes existía. Hay equipos de trabajo que, debido a la nueva normalidad, no volverán a la presencialidad por mucho tiempo, pero también es importante transmitirles los valores, presencia y el ambiente de la empresa en su día a día a pesar de las distancias”, señaló Spetale.

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Las escuelas y universidades son para que personas que, en general, no producen ni se reproducen se preparen para hacerlo en otros lugares; como casas —o habitaciones de cierto tipo— donde padres e hijos, puede ser que otros parientes, resuelven tareas ligadas al ciclo de vida socio afectivo; o como oficinas, tiendas, fábricas, negocios, en los que se crece desde el punto de vista económico y profesional.

Todo lo anterior parecía un orden natural, actividades y espacios indiscutibles, de los que derivaban protocolos, costumbres, reglas. Casi podría decirse que se trataba de un escenario inamovible en el que todos hacíamos lo nuestro. Por supuesto que es una exageración, que estamos hablando de instituciones, por lo tanto sometidas a una historia que las vio transformarse con matices en diferentes culturas. Pero como que era el default.

Hasta que vino la pandemia y se hizo evidente que el lugar donde habitualmente hacíamos ciertas cosas, por ejemplo trabajar, es menos determinante de lo que asumíamos y que se puede realizar con iguales o mejores resultados desde otras coordenadas. El trabajo y el estudio remotos eran posibles, un nuevo mundo se abría, los horizontes laborales y educacionales se ensanchaban. Antes del virus habían precursores que en la década previa iban en ese sentido, pero ahora se trataba de un camino sin retorno.

 

Hablemos solo del trabajo.

¡Flexibilidad es la voz! Los ejecutivos no están dispuestos a seguir trabajando para organizaciones que no ofrecen alternativas: tanto tiempo en la oficina, tanto fuera de ella. Trabajo híbrido, a pesar de que el término de asocia a seres contrahechos. Y aunque muchas organizaciones parecen creer que traerá lo mejor de ambos mundos, de la presencialidad y la virtualidad, los datos que poseemos hasta ahora no son tan claros.

En primer lugar ambas circunstancias tienen modelos mentales diferentes. Desde las maneras de focalizar, para hablar de un asunto neuropsicológico, hasta la susceptibilidad a la crítica, para hablar de uno que es esencialmente emocional, responden a variables distintas en remoto y presencial. No importa el arreglo, pasar de un modelo a otro requiere de ajustes y esos ajustes demandan energía. Ya se comienza a escuchar voces sobre el agotamiento de la hibridez.

No solamente eso. El clima laboral también cambia cuando uno tiene a una parte de los equipos lejos y otra dentro. ¿Tendrán los presentes más ventajas ante los ojos de sus jefes que los ausentes, se llevaran los segundos las cosas más fácilmente?, ¿tendrán los líderes —para quienes todo lo anterior significa ajustes mentales y conductuales importantes— que ceñirse a nuevos ejercicios de inclusividad al no olvidar dirigirse, además de a ellas y ellos, a virtuales y presenciales?

La cosa no está, literalmente, en el lugar. El asunto, por el contrario, es qué parte y tipo de  trabajo se hace dónde y cómo. Quizá la revolución radica en que iremos a un lugar que no es la oficina para documentarnos e inspirarnos, a la oficina para lo operativo, nos quedaremos en la casa para profundizar y documentar, y acudiremos a otro sitio para negociar, dar o recibir retroalimentación muy importante. Algunos de esos lugares serán propios de cada empresa, otros comunes a varias empresas, algunos estarán en la nube otros en la interacción cara a cara.

Para terminar, no es dónde trabajamos, sino en qué lugares vamos a hacer qué parte de nuestro trabajo. Seamos sinceros: no la tenemos clara y durante un tiempo lo híbrido será un viaje por territorio desconocido y nos deparará muchas sorpresas, requiriendo de todos creatividad y coraje.

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A dos años de la emergencia sanitaria, las organizaciones se muestran más dispuestas a la adopción del trabajo híbrido, una modalidad laboral que combina la presencialidad con el trabajo remoto. Así lo demuestra un sondeo realizado por Telefónica Hispam, donde 7 de cada 10 empresas afirmaron que apostarían por el trabajo híbrido en el 2022.

Este escenario, si bien cuenta con grandes beneficios por su flexibilidad, también presenta nuevos retos para mantener y/o mejorar la productividad de las empresas en un contexto de trabajo que ya no hace referencia a un solo espacio físico. En este contexto, la tecnología será clave como un habilitador para que el trabajo híbrido funcione en beneficio de las empresas y sus empleados, según un estudio global de Adecco Group.

“Las soluciones digitales de trabajo colaborativo como infraestructura cloud, ciberseguridad y otras plataformas de productividad son indispensables para garantizar los niveles de productividad en las organizaciones” afirmó Betsy Arana, Gerenta de Marketing en Movistar Empresas. 

En esa línea, ofrece cinco recomendaciones para que la productividad de los empleados se vea potenciada por el trabajo híbrido:

1.-Capacitación corporativa y digital: Las empresas deben adoptar la tecnología a través de las personas, para que la transformación digital sea humana, valorando a sus empleados y el conocimiento que ellos van a emplear en el proceso de aprendizaje de habilidades digitales híbridas.

2.-Reglas para el equipo: Establezca hitos y fechas límite en lugar de horas de trabajo. Deje que sus empleados sean más flexibles en sus horarios. Esto ayudará en el equilibrio que tienen entre su vida laboral y personal y aumentará su productividad.

3.-Confianza y visibilidad: Es necesario que los jefes mantengan motivados a sus equipos y confíen en que van a cumplir las expectativas. Asimismo, evitar que sientan que ellos y sus resultados no tienen la misma visibilidad que en un trabajo presencial y, por ende, que son “fácilmente reemplazables”.

4.-Infraestructura digital: Los dispositivos deben estar protegidos y administrados por el área de TI de la empresa para que puedan reducir el riesgo de phishing o mensajes maliciosos. Aquí, es necesario crear nuevas políticas de seguridad para los trabajadores, proveedores y clientes de la empresa.

 5.-Medición y evaluación: El modelo híbrido traerá nuevos patrones de medición de la productividad ayudando a determinar las condiciones y limitantes del equipo de trabajo. Permitiendo crear soluciones a largo y corto plazo en el rendimiento laboral.

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Una comunicación clara es necesaria en toda relación interpersonal, incluyendo las del tipo laboral. Parte de ella, es dar un feedback, o devolución del desempeño, de manera eficiente para lograr el máximo potencial de los trabajadores.

El economista conductual, David Laurent, explica que el feedback es sumamente importante porque permite calibrar las acciones de fondo y de forma sobre que las actividades que realiza el trabajador. Además indica que este debe ser transparente, porque el feedback es el resultado de un filtro de lo que funciona y lo que no.

“Un filtro que no sea transparente no sirve. Se tiene que evidenciar la percepción de la realidad, si es que se trata de algo subjetivo como actitudes. Si se trata de habilidades blandas o resultados concretos, es aún más importante la transparencia porque implica indicadores específicos”, explica Laurent.

Por otro lado, el experto comenta que se debe procurar mantener el dinamismo en el feedback porque este se encuentra relacionado con la repetición y la frecuencia. “Por ejemplo, en los sistemas de agilidad el feedback es diario. Las reuniones diarias se hacen para tener feedback rápido y poder ajustar en el momento. La tendencia apunta a que sean más rápidos”, señala.

¿Cómo dar un feedback eficiente?

Laurent explica ciertas condiciones a seguir para lograrlo:

Encontrar la oportunidad: El feedback debe darse en un momento adecuado, en el que ni quien lo da, ni quien lo recibe, estén embargados de emociones complicadas. “Esa es la oportunidad para dar un feedback que ataque acciones y no personas. Por ejemplo, en lugar de decirle a la persona que es “tardona”, lo mejor será señalar qué días llegó tarde”, indica Laurent.

Ser concreto: Antes de dar el feedback, es necesario estructurarlo, y brindar datos, no opiniones. Sobre todo si se trata de un feedback duro, o que implique una situación difícil. La idea es evitar descalificar a la persona, apoyándose en hechos concretos.

Establecer compromisos: Laurent indica que si un feedback no busca una activa mejora, no es eficiente. “Se deben hacer compromisos precisos. Por ejemplo, en lugar de comprometerse a comunicarse mejor, lo eficiente sería comprometerse a realizar las comunicaciones por correo para que quede un registro”, recomienda.

Feedback en la era virtual

Ya llevamos cerca de dos años desempeñando labores bajo la modalidad del teletrabajo e inevitablemente esta varía la manera en la que nos comunicamos. Laurent indica que es ahora es aún más necesario encontrar la mejor vía para brindar el feedback. “Si das el feedback por correo, la manera de recibir el mensaje dependerá del ánimo del lector. Hay que tener mucho cuidado con los canales por los que nos comunicamos”, advierte.

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De acuerdo con el estudio “Resetting Normal 2021: Defining the New Era of Work” realizado por The Adecco Group, 53% de los trabajadores quieren un modelo de trabajo híbrido en el que más de la mitad de su tiempo sea trabajar de forma remota.

“El desafío para las organizaciones es construir estructuras, tecnologías y recursos adecuados para garantizar que esta nueva forma de trabajar permita conseguir un equilibrio adecuado entre la oficina y el control remoto para todos sus empleados”, señaló Gustavo Martínez, gerente de Training & Consulting de Adecco Perú.

En este contexto, el experto compartió cinco recomendaciones que los líderes puedan gestionar a un equipo de trabajo híbrido de forma exitosa:

Continuar con los métodos usados durante el teletrabajo: Ha quedado demostrado que los empleados pueden laborar desde cualquier parte, ya sea su casa, un café o una oficina. Por ello, es recomendable implementar sistemas que centralicen toda la información de modo que todos los trabajadores tengan acceso a ella y continuar con la comunicación por video llamada.

Considerar el sentir de los empleados: Gran parte de los trabajadores de Perú han tenido que laborar digitalmente así sea por un periodo corto de tiempo, por lo que esta forma de trabajo ha ganado seguidores, especialmente entre los padres y los jóvenes. Las empresas deben recordar que el bienestar y la sensación de equilibrio puede aumentar la productividad, la calidad y la retención de su personal.

Implementar nuevos canales de comunicación: El trabajo híbrido trae consigo un nuevo clima de trabajo, por lo que se recomienda que el empleado tenga la certeza de que podrá ser escuchado y que sus inquietudes podrán ser respondidas. Incluso, las organizaciones podrían establecer un reencuentro mensual de forma presencial con el fin de compartir sus experiencias y reforzar el vínculo entre los trabajadores.

Optimizar la gestión del tiempo: En los trabajos híbridos y remotos se suele utilizar un programa o software donde los empleados coloquen sus funciones diarias o semanales e indiquen cuánto tiempo le dedicaron. Esta es una alternativa para evaluar lo que hacen los empleados durante una jornada laboral.

Dar feedback: El método de retroalimentación es una herramienta de rendimiento ideal si las personas trabajan juntas en su día a día. Consiste en medir el desempeño en base a los comentarios de colegas, clientes y otras partes que estén en constante comunicación con el empleado.

“Todo cambio implica un proceso de adaptación, por lo que las empresas deben centrarse en reconectar a los líderes y a los trabajadores, escuchar sus demandas y juntos construir una estrategia que se adecue a ellos”, finalizó Martínez.

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Según la Comisión Económica para América Latina y el Caribe, en octubre del 2020, 2.6 millones de pequeños comercios formales de la región temían cerrar debido a las pérdidas económicas provocadas por la pandemia. Esta situación impulsó la transformación digital, lo cual les permitió a muchas empresas seguir con sus actividades incluso con sus locales cerrados.

Uno de los mayores retos que tuvieron que afrontar las Pymes, fue innovar tecnológicamente para mejorar la eficiencia de sus operaciones, reducir costos y aumentar la satisfacción de sus clientes. Muchas empresas han recurrido al uso intensivo de herramientas tecnológicas para implementar el teletrabajo, realizar compras y ventas online, así como gestionar procesos de manera remota.

“El elemento más importante para toda empresa es el cliente y, para llegar hasta él, la clave es recurrir a la tecnología”, indica Álvaro Echeverría, CEO de SimpliRoute, software para gestionar la logística de entregas. En ese sentido, Echevarría refiere cinco herramientas digitales para fortalecer la gestión de procesos de las pymes, para satisfacer a sus clientes.

1.-Herramienta de CRM: También conocido como Administración de Relaciones con el Cliente, un software informático especializado en el tema permite organizar y gestionar el relacionamiento comercial entre las empresas y sus clientes. Este instrumento reúne la información de cada proceso de venta individual, desde la captación del cliente hasta el análisis de satisfacción.

2.-Herramienta de Contabilidad: La herramienta digital contable permite que la marca trabaje de una forma mucho más eficiente y sin tanto papeleo. Es importante que las pymes cuenten con un software de gestión que les permita agilizar los procesos rutinarios.

3.-Herramienta para la entrega y seguimiento: Las tecnologías con sistema de inteligencia artificial facilitan las gestiones de última milla logística y distribución, e-commerce y retail, contribuyendo a la optimización de procesos y recursos. Actualmente, a través de un software, se puede lograr una entrega en menor tiempo, reduciendo la cantidad de rutas y flotas de vehículos.

4.-Herramienta publicitaria: Toda empresa requiere llamar la atención de los posibles clientes. La publicidad permite que las empresas den a conocer sus productos y servicios. En la actualidad, gracias al marketing digital, puede ser implementado de forma más fácil y económica.

5.-Herramienta de medición: Es necesario para la marca realizar una medición de los visitantes, pues con esta información se puede calcular la efectividad de las campañas y la evolución de las visitas. Saber de dónde vienen, cuánto tiempo están en el sitio y cómo se comportan puede ser valioso para la toma de decisiones.

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Desde la llegada de la pandemia por COVID-19, las aplicaciones y servicios de videollamadas y teleconferencias han visto un mayor uso diario. De acuerdo a un análisis realizado por Movistar, la cantidad de minutos de llamadas online y videollamadas incrementó en cuatro veces hacia julio de 2020 en comparación a la semana previa al inicio de la emergencia nacional, pasando de 6 millones a 24 millones de minutos.

Zoom es una de esas plataformas que durante un año y medio nos han ayudado a mantenernos conectados y continuar con las actividades laborales en equipo, pero su constante uso ha traído consigo la fatiga. El psicólogo Sebastián Blanco explica que la Fatiga de Zoom es un fenómeno psicológico caracterizado por la sensación de cansancio y falta de energía después de haber pasado todo el día en medio de videoconferencias o ser observado a través de una cámara.

En algunas ocasiones puede ser imposible apagar la cámara. Sin embargo, existen algunas prácticas que el experto recomienda para aligerar esa fatiga:

Tomar pequeños descansos

Durante las reuniones pasamos mucho tiempo observando la imagen propia y de los demás, por lo que una acción adecuada que se puede realizar es minimizar la ventana de la reunión virtual que se está observado o mover la mirada y cambiar de posición. Es posible que todos los compañeros de trabajo sientan los mismos efectos psicológicos y corporales en medio de las reuniones virtuales y por tanto comprenderán la necesidad de cambiar de posición o de moverse por un momento.

Reducir los estímulos en pantalla

Una causa importante de la fatiga de Zoom se encuentra en una conciencia elevada sobre lo que los demás van a pensar de nosotros, aumentada por la imagen de nosotros mismos en la pantalla. Un consejo para esta situación puede ser ocultar la imagen propia en Zoom o en cualquier otra plataforma de videollamada. Otro consejo útil es evitar fijarse en los estímulos presentados en los videos de los compañeros, como el entorno en el cual se encuentran.

Hacer opcional el uso de la cámara

En caso de estar en un cargo ejecutivo, podría ser adecuado hacer opcional el uso de la cámara en algunas reuniones menores, debido a que la fatiga puede verse aumentada en ocasiones en las que se está compartiendo el espacio con muchas personas. También puede ser adecuado contar con un facilitador que ayude al desarrollo de la comunicación en medio de grupos grandes, facilitando la participación de los asistentes.

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Con la «nueva Ley de Teletrabajo», aprobada en el Congreso, los empleadores podrán decidir directamente que su personal cumpla sus tareas mediante el trabajo remoto. Esto ayudará a flexibilizar mecanismos de trabajo e implica un mayor cuidado de los equipos a cargo.

“Tener un grupo de trabajo saludable no es sólo bueno para la salud individual, sino también para la dinámica laboral. Un colaborador saludable es un colaborador motivado, productivo y que puede entregar excelentes resultados. Es necesario que cada empresa y emprendimiento haga un diagnóstico de su situación actual y realice acciones que permitan asegurar el bienestar de sus trabajadores”, indica la jefa de Programas Preventivos de Sanitas, Giovanna Valdespino.

En ese sentido, Valdespino brinda algunos consejos para cuidar de la salud de los colaboradores desde el teletrabajo.

1.-Crea un plan de comunicación sólido: Esto permitirá reforzar mensajes importantes sobre la seguridad y la salud desde el teletrabajo. Haz pequeñas campañas resaltando la importancia de la prevención, el cumplimiento con el chequeo de salud anual y otros consejos para la salud en el día a día, como tips nutricionales o pequeñas rutinas de ejercicios.

2.-Evalúa un plan de salud a la medida: Esto puede variar dependiendo del rubro de tu negocio y la ocupación de tus trabajadores. Si algo nos ha demostrado esta pandemia es la importancia de contar con un seguro. Sea una empresa pequeña, mediana o de gran escala, es importante que cuentes con un seguro para todos tus trabajadores.

3.-Realiza eventos virtuales de salud: Realizar algunos eventos virtuales con médicos invitados es una gran oportunidad para que se resuelvan dudas. Ten en cuenta las necesidades de tus trabajadores y los temas relacionados con el trabajo y la salud. Contáctate con expertos en temas de bienestar físico y mental, y establece un calendario para realizar estas charlas.

4.-Involucra a todo el personal: Establecer un comité con líderes dentro de la compañía es una gran forma de delegar y también de recibir ideas de lo que a tus trabajadores les gustaría realizar. De esta manera, podrás hacer campañas como concursos de conocimientos en salud, o concursos que animen a toda la empresa a cuidar de su nutrición. Escucha a tu personal y sabrás cómo se sienten, lo que te permitirá realizar acciones más certeras.

5.-Diseña un plan de emergencia: Los accidentes en casa o las emergencias de salud siempre pueden suceder. Por ello es necesario que tengas un plan de respuesta que te permita orientar a tus trabajadores en caso de que sea necesario, así como brindarles la flexibilidad necesaria para que puedan resolverlo.

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