productividad

Para muchas personas, es sumamente complicado decir “no”, sobre todo en el entorno laboral. El psicólogo Arturo Torres explica que esto puede llegar a tener consecuencias no sólo para la misma persona, sino también para su entorno, que poco a poco se acostumbrará a recibir un trato favorable y así llegará a desatender algunas tareas, sobrecargarse de trabajo, así como generar frustración cuando no sea posible brindar las atenciones.

El experto indica que para saber en qué aspectos deberíamos poder decir que no, es necesario saber en primer lugar cuáles son nuestros intereses, es decir, aquello que deseamos conseguir y que el resto de personas no tiene por qué proporcionar sin que hagamos algo.

Un informe de Trello, plataforma de organización de trabajo en equipo, menciona el método DOC, útil para saber cuándo decir no en el trabajo. De esta manera, la próxima vez que se te presente una nueva propuesta, sabrás determinar si realmente vale la pena dedicarle tu tiempo:

D: Distracción del trabajo cotidiano

Primero pregúntate: ¿esta propuesta de trabajo me va a distraer de mis responsabilidades regulares? Reflexiona si la propuesta complementa las tareas que ya estás haciendo o representa un cambio completo hacia otra dirección. Recuerda que las distracciones, particularmente aquellas que te obligan a cambiar de tema, no aportan a tu capacidad de terminar lo que empezaste.

O: Objetivos (o OKRs) relacionados

Los equipos definen metas para que cada uno pueda dirigir sus tareas individuales hacia ciertos objetivos generales. Recuerda que tus proyectos individuales y funciones cotidianas deben alinearse a esos objetivos si quieres que tu trabajo tenga un impacto directo en la empresa. Pregúntate si esta nueva propuesta se alinea con alguno de los objetivos. Si la respuesta es sí, valdría la pena aceptarla, aunque sea una potencial distracción de tus tareas diarias. Si no se alinea con alguno de los objetivos, es mejor no aceptarla.

C: Considerar las ventajas

Si la propuesta no coincide con algún objetivo, ¿hay algún otro aspecto relevante para aceptarla? Si buscas asumir nuevas responsabilidades y esta nueva propuesta te va a permitir demostrar tus habilidades, será buena idea aceptarla, pues hacer favores puede beneficiarte. También pregúntate si en ese proceso vas a aprender algo nuevo. Solo ten cuidado de no caer en el camino de la autodestrucción tratando de complacer a todos, ni poner en riesgo tu propio bienestar o tu productividad.

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Debido a la pandemia, más de una empresa se ha visto en la necesidad de replantear su estructura de negocio para adaptarse a las nuevas circunstancias del mercado. De acuerdo al Estudio sobre Fusiones y Adquisiciones Perú 2020 de PwC, un 22 % de las organizaciones peruanas consideró muy prioritario implementar estrategias de fusiones y adquisiciones como respuesta a la crisis por la COVID-19.

Además de fusiones, existen otros cambios que pueden generar incertidumbre al interior de la organización, por ejemplo, una transformación digital, un nuevo modelo de negocio o un rediseño que verdaderamente impacte en la cultura organizacional.

Para la consultora Michael Page este proceso conlleva al menos cuatro fases; la evaluación del punto de partida con la finalidad de tener un diagnóstico, la planificación para un clima favorable que permita transmitir la necesidad del cambio, pasar a la acción después de haber introducido las novedades de forma progresiva, y el refuerzo del cambio con encuestas que recojan la percepción de los equipos de trabajo.

Gestión exitosa del cambio

Mientras que para algunos el cambio representará una dificultad, la transformación puede impulsar aún más el compromiso de los trabajadores. Según la consultora Career Partners, los cambios transformacionales ayudan a las empresas a mantenerse diferenciadas, relevantes y a ser resilientes en mercados de rápida evolución.

Paola Chocano, CEO de Career Partners comenta que las empresas suelen buscar sus servicios cuando hay de por medio cambios significativos a nivel de la estructura, la cultura, los procesos y las personas. “Gestionar con éxito el cambio se ha convertido en un activo vital para las organizaciones”, asegura.

Resaltó que, por mucho tiempo, las empresas se han resistido a hacer grandes cambios por temor a los resultados hasta que la pandemia los impulsó a dar ese gran salto y, como consecuencia, muchas de ellas, hoy gozan del éxito, mientras se siguen preparando para un futuro que presenta múltiples desafíos.

“Cualquier cambio a nivel empresarial va a afectar a la fuerza laboral, por ello, es indispensable que se involucre activamente y de manera temprana al talento humano en el proceso de transformación para minimizar la resistencia”, comenta.

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La carga laboral y el tiempo que los peruanos dedican al trabajo ha incrementado en el último año debido al teletrabajo, consecuencia de la pandemia.  Un 73% de los trabajadores aseguran que su carga laboral se incrementó entre 1 y 5 horas al día, según el “Barómetro Edenred Perú 2021: La situación laboral a un año de la pandemia”.

Esto puede traer consigo múltiples problemas, como el descuido de la vida familiar. Gabriela Turiano, coach y experta en la gestión de tiempo para maximizar empresas, brinda algunos consejos para encontrar el balance adecuado, sobre todo para quienes son padres de familia:

1.- Elimina lo que te hace perder tiempo

Aprende a dejar de hacer aquello que no te beneficia. Usa la regla de las 3D: delegar, desechar y descontinuar. Descontinúa todo lo que ya no funciona como antes, que no genera resultados y que te quita más tiempo, energía y hasta dinero mantener. Puede ser un producto o servicio, o incluso una estrategia que ya no está dando frutos. Desecha aquello que no te trae un beneficio concreto, delega lo que otra persona puede hacer mejor que tú o de manera más eficiente.

2.- Usa tu tiempo de forma inteligente

Piensa en tu tiempo como si fuese dinero. ¿Estás gastándolo o invirtiéndolo? Plantéate las siguientes preguntas para asegurarte de estar usando de forma correcta tu tiempo: ¿cuánto tiempo voy a invertir en este proyecto? ¿cuánto estoy dejando de ganar por invertir en este proyecto el tiempo que podría invertir en generar clientes o ingresos para mi negocio de otra forma? Si descubro que es una buena inversión, ¿en cuánto tiempo voy a recuperarla?

3.- Enfócate en las tareas prioritarias

 Deja la dispersión y la confusión, pues estas generan que busques hacer muchas cosas a la vez.  Enfócate primero en las actividades urgentes y que permitan un avance sostenido. Cuando se trabaja pocas horas o cuando los días son caóticos, es difícil seguir esta regla, pero procura que el 50% de tu tiempo esté destinado a lo imprescindible, y durante esos momentos, evita las distracciones como revisar redes sociales.

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Según el “Barómetro Edenred Perú 2021: La situación laboral a un año de la pandemia”, señala que un 73% de los trabajadores que se encuentra realizando teletrabajo parcial o total aseguran que su carga laboral se incrementó entre 1 y 5 horas al día.  ¿Pero esa cantidad de horas extras dedicadas a las labores de oficina en el hogar es sinónimo de una mayor productividad para la empresa?

En ese sentido, una investigación realizada por la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), publicada en la revista The Economist, concluyó que cuanto más trabajaban las personas, más disminuye la productividad.

¿Cómo optimizar las horas de trabajo?

Expertos de Forbes reunieron algunos consejos para optimizar el tiempo que pasamos trabajando para volverlo lo más eficiente posible y así al finalizar la jornada tengamos espacio para descansar:

Identificación del mejor horario

Intenta identificar cuáles son las horas en las que te sientes más motivado o con más energía. Usa esos momentos para realizar las tareas más importantes. Ten en cuenta que estas horas de alta productividad podrían cambiar en cualquier momento, pero identificarlas te garantiza un gran avance en el día a día.

Silencia tus dispositivos

Es normal distraernos en el celular mientras trabajamos, abrir WhatsApp para conversar con alguien o responder algún mensaje. La procrastinación excesiva es lo que debemos evitar a toda costa. Para ello, silencia tu smartphone y quita las notificaciones de aplicaciones que puedan ser distractoras mientras estés trabajando y conseguirás enfocarte al 100% solo en tus labores.

Despertar temprano

En invierno permanecer un rato más en cama puede parecer irresistible, pero despertar temprano te hará más productivo, pues tendrás toda la mañana para trabajar, y unas cuantas horas de ventaja para adelantar tus tareas y actividades.

Planificación

Esta es la clave de todo. Dedica una media hora al día para planificar tu jornada y no pienses nunca que hacerlo es tiempo perdido, pues definir bien tu tiempo de trabajo te puede ayudar a organizarte y ganar horas. Con la planificación, además, podrás identificar nuevas técnicas para mejorar tu desempeño laboral.

Recordemos que en el Perú la jornada laboral es de máximo 48 horas semanales, según el Decreto Legislativo 854. Pero en muchos casos el horario se excede: En 2020, un informe del Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI) determinó que 1.46 millones de limeños trabajaron más de 50 horas semanales. E incluso, unos 114 mil trabajadores accedieron a laborar unas 80 horas semanales, lo que significarían unas 16 horas si trabajaron de lunes a viernes.

El descanso es vital y el exceso de trabajo, no siempre garantiza, una mayor productividad.

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El multitasking puede convertirse en una necesidad en situaciones difíciles, como por ejemplo cuando iniciamos un proyecto empresarial o en contextos de crisis.

Más de una vez nos ha sucedido que estamos atrapados en más de una tarea y tenemos que manejarlas al mismo tiempo. Esto es lo más aproximado al multitasking o multitarea. El término se reducía originalmente a un uso limitado al ámbito informático, relacionado con una modalidad de operación del sistema operativo capaz de ejecutar varias tareas de forma simultánea o intercalada. En la actualidad aplicamos la misma lógica en nuestro cerebro.

Según un estudio publicado en el Journal of Experimental Psychology, la multitarea tiene un efecto negativo sobre el cuerpo, induciéndolo a liberar las hormonas del estrés y la adrenalina. Esto, si no lo realizamos de manera adecuada. Expertos de la EAE Business School explican que el multitasking puede resultar provechoso si se consigue realizar con la suficiente eficacia.

Aunque hay personas con una predisposición natural, podemos ayudar al cerebro con ciertas técnicas que nos faciliten las cosas, como agrupar tareas relacionadas entre sí, organizarlas, jerarquizarlas, saber desconectar, hacer listas visibles y, por ejemplo, aprovechar los tiempos muertos para reforzar la memorización. Cuando se consigue trabajar de forma eficaz realizando varias tareas, el multitasking puede aportar ventajas como:

Ahorrar tiempo: Ser multitasking permite ser más rápidos y eficientes al realizar el trabajo, lo que implica un mayor rendimiento y facilidad para conciliar trabajo con vida personal.

Aumentar la productividad: La multitarea bien ejecutada permite asumir volúmenes de trabajo importantes gracias a un aumento del rendimiento sin renunciar a la calidad. Además de un ahorro de tiempo, se traduce en un rendimiento económico para la empresa.

Asumir más responsabilidades: Ser un multitasking eficaz facilita asumir más responsabilidades para el logro de una mayor eficiencia.

Trabajo de calidad en entorno caótico: Si el espacio de trabajo o el clima laboral exige una atención constante que resulta inviable, un planteamiento multitasking será de ayuda para no sucumbir a las distracciones constantes.

Superar los inicios de una empresa: El multitasking puede convertirse en una necesidad en situaciones difíciles, como por ejemplo cuando iniciamos un proyecto empresarial o en contextos de crisis.

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La pandemia cambió por completo la estructura de la rutina laboral debido a distintas medidas que las empresas tuvieron que aplicar. “Cuando comenzó la pandemia, muchas empresas lograron en pocos días que más del 90% de su personal adoptara el teletrabajo”, recordó Marcial González, Managing Director & Partner de Boston Consulting Group.

Uno de los retos más grandes del trabajo a distancia ha sido mantener y mejorar la productividad de los equipos. Para David Laurent, economista conductual, la baja eficiencia tiene una razón clara: el exceso de tiempo reactivo y el poco tiempo productivo. “En el tiempo reactivo uno se dedica a hacer lo que alguien más le pide que haga, como soluciones de último minuto. Son actividades que no teníamos planeadas”, explica Laurent. Por otro lado, el tiempo productivo son aquellos momentos en que se realizan tareas previamente programadas. Tenemos entonces una serie de fuentes de tareas reactivas que generan la sensación de falta de control e improductividad.

Organizar los pendientes

Para empezar a generar orden con los distintos pendientes del día a día, Laurent recomienda seguir los pasos de la metodología Getting Things Done:

Recopilar las tareas: Muchas veces confundimos los proyectos de las tareas. Por ejemplo, si hablamos de la mudanza de una oficina, se trata de un proyecto que involucra tareas como organizar cosas en cajas, contratar un servicio de mudanzas, preparar el nuevo espacio, entre otros. Lo recomendable es escribir todo lo que hay que hacer en tareas detalladas para tener claro el panorama.

Divide las tareas en 3 listas: “Delegar, diferir y hacer” son conceptos que te ayudarán a avanzar rápidamente. Siguiendo el ejemplo de la mudanza, existen tareas fácilmente delegables, como conseguir el contacto del servicio de mudanza. “Ya sea porque otra persona tiene cierto expertise o una carga que le permita asumir otras tareas, delegar hace más eficiente cumplir con los objetivos”, recuerda Laurent.

En la lista de “diferir” irán los pendientes que no necesitan ser cumplidos durante la semana o que dan tiempos más prolongados para ser finalizados. Esto brinda mayor calma pues no siempre todo es urgente.

Finalmente, en la lista de “hacer” irán los pendientes que no calcen en las listas previas. Una vez que tengamos claras esas tareas, podemos programarlas en el calendario.

Acciones concretas para la productividad

En este contexto de home office, o teletrabajo, lo más recomendable es preparar la situación de productividad y no depender de la fuerza de voluntad para trabajar eficientemente. “No trates de que todo sea en base a tu voluntad, porque es muy volátil. Que sea el contexto el que te empuje a ser productivo”, recomienda el economista conductual. Aquí algunas acciones concretas a seguir:

Ten recordatorios: Colócalos en la mayor cantidad de lugares, sea en post-its en tu zona de trabajo o en alguna app del celular. Así tendrás claro qué tienes qué hacer y por qué.

Busca un espacio donde te sientas observado: Al trabajar encerrados en una habitación, nos podemos dar ciertas licencias de distracción. En cambio, si trabajamos en la sala o un lugar donde seamos observados, tendremos un control social sobre nosotros.

Establecer metas concretas y reportarlas: Seas o no el líder, es importante reportar avances. De esta forma vamos a procurar cumplir con la mayor cantidad de tareas posibles.

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