Trabajo remoto

El trabajo remoto reduce la probabilidad de infección por virus, pero, al mismo tiempo, conlleva muchos riesgos de ciberseguridad. Perú, por ejemplo, es el tercer país con mayor cantidad de ciberataques, superando los 4 mil 700 durante este primer semestre.

Solo en marzo de este año, a nivel mundial hubo 20 millones de archivos violados, y aún con la baja en efectividad, el correo electrónico es responsable de aproximadamente el 94% de todo el malware. Cada 39 segundos, hay un nuevo ataque en algún lugar de la web. Un promedio de alrededor de 24,000 aplicaciones móviles maliciosas se bloquea diariamente en Internet.

De acuerdo con el Banco Mundial el costo promedio de una violación de datos en 2020 para las grandes empresas fue de más de $150 millones de dólares vs $3.92 millones en 2019, según los expertos de IBM Corporation. Un aumento muy significativo.

En ese sentido, Sebastián Sack, vicepresidente de Softline Latinoamérica, señala que “no es posible aplicar un conjunto completo de características de seguridad corporativa a las redes domésticas de los empleados, pero existen muchas soluciones que protegen a los trabajadores remotos”. A continuación, se detallan algunas recomendaciones del ejecutivo de Softline, tanto para proteger los dispositivos personales como para los corporativos:

  1. Asegurar los dispositivos personales de los trabajadores. La opción más conveniente es una aplicación móvil que genere un entorno controlado y que deje de forma privada, pero protegida, la información personal del usuario. Esto complicará significativamente cualquier intento de piratear un entorno corporativo que de otro modo sería vulnerable a ataques dirigidos.
  2. Utilizar cápsulas o contenedores de seguridad en los dispositivos personales. Antes de la pandemia, la gran mayoría de los usuarios ya tenían acceso al correo electrónico y otros recursos corporativos importantes desde sus dispositivos móviles. Esta solución permite aislar aplicaciones corporativas en un contenedor cifrado especial en la memoria de su teléfono inteligente y proteger la información sin afectar los procesos comerciales existentes. Si es necesario, también se puede utilizar en dispositivos corporativos.
  3. Monitorear el cumplimiento de los requisitos y políticas de seguridad en los dispositivos corporativos, ya que a diferencia de los dispositivos personales, siempre están protegidos por antivirus u otras herramientas de seguridad. Para este propósito, se puede utilizar la funcionalidad de cumplimiento que ofrecen muchos agentes de firewall. ¿Como funciona? Cuando un usuario intenta conectarse a través de VPN, el agente revisa su estación de trabajo: es la última versión del sistema operativo utilizada, las firmas antivirus están actualizadas, hay aplicaciones en lista negra o aplicaciones prohibidas por las políticas corporativas.

Ciberseguridad y las PYMES

El Vicepresidente de Softline Latinoamérica, afirma que a medida que las pequeñas y medianas empresas se integren a las cadenas de suministro globales, ofrecen a los ciberdelincuentes una puerta discreta para infiltrarse en socios más grandes, ya que sus presupuestos son menores y la cultura de seguridad tiende a estar menos desarrollada.

Está claro que las Pymes deben mantener en orden sus entornos digitales, sin importar dónde se encuentren. Pero no existe una solución única para todos. Las empresas deben considerar sus necesidades e identificar soluciones accesibles tanto en tecnología como en presupuesto junto con expertos internos o un proveedor de servicios de seguridad administrada (MSSP).

La lección que nos queda es clara: la ciberseguridad es fundamental, sin importar el tamaño de la organización.

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Es importante revisar y mejorar los procesos internos de cada equipo para hacerlos más eficiente. Según el estudio “Anatomía del trabajo”, elaborado por la plataforma de organización de tareas y equipos Asana, los trabajadores dedican el 60% de su tiempo a pormenores del día a día y solamente un 27% al corazón de sus labores. Por ello brindan algunos consejos prácticos para mejorar la eficiencia y productividad de los equipos de trabajo:

Elimina las reuniones innecesarias

Una de las maneras más sencillas de mejorar la eficiencia de tu equipo es evitando las reuniones innecesarias. En general las reuniones pueden ser bastante productivas, si es que se cuenta con una agenda clara, si asisten las personas adecuadas y si todos están preparados para aportar. Caso contrario, si se planifica una reunión sin una agenda ni objetivos claros, terminarás consumiendo tiempo valioso de tu equipo. El exceso de reuniones en el día impide el desarrollo de la ejecución del trabajo.

Planifica detalladamente las reuniones

Asegúrate de que cada reunión tenga un objetivo. Crea y comparte una agenda de la reunión para que todos estén al tanto de los temas a tratar. Además, alinea las convenciones acerca de las reuniones, como la necesidad de encender las cámaras. Durante las reuniones toma nota de lo acordado y registra las acciones pendientes con fechas de entrega y responsables.

Reduce el trabajo de menor prioridad

Como es natural, en algún momento tu equipo tendrá demasiadas cosas por hacer. Sin un sistema adecuado que les sea útil para eliminar, posponer, delegar o disminuir tareas no prioritarias, se perderá la eficiencia laboral. Expertos de Asana explican los criterios para cada una de estas acciones:

  • Si una tarea o aspecto del proyecto no es compatible con el objetivo general de la empresa, elimínala.
  • Si hay una tarea urgente que tiene un gran impacto en los objetivos del equipo, termínala y posterga cualquier tarea menos importante para cuando dispongas de más tiempo.
  • Si se te asignan dos tareas de igual importancia, delega una a otro miembro del equipo con mayor disponibilidad.
  • Si hay una tarea que no puedes postergar, eliminar ni delegar, encuentra la forma de reducir el tiempo necesario para finalizarla.

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El teletrabajo se ha convertido en la nueva dinámica laboral. Según el Decreto de Urgencia 055-2021, la vigencia del trabajo remoto ahora se encuentra extendida para el sector público y privado hasta el 31 de diciembre de este año.

Si bien gran cantidad de empresas adoptaron este sistema – el 98% de empresas peruanas formales según el estudio Benchmarking de Recursos Humanos- COVID-19 de PwC – son muchas las que igualmente buscan retornar al sistema presencial. Se estima que un 89% consideraría continuar con esta modalidad de trabajo. ¿Pero qué sucede con aquellas que buscan volver a las oficinas?

Robert Walters, firma internacional de reclutamiento internacional, elaboró el informe “Smart Workplaces” que revela cuáles son las necesidades de las oficinas post Covid.

Espacio innovador

Los trabajadores buscarán trabajar en espacios  con un diseño innovador y amigable, y que facilite la colaboración con los compañeros de trabajo. Además deberá ser un entorno que inspire a trabajar, relacionarse y generar nuevas ideas, con suficientes zonas para reuniones, salas para tomar descansos y áreas que permitan la concentración.

Igualmente el tipo de espacio dependerá de las áreas a la que pertenecen los equipos. “Por ejemplo, los profesionales del sector tecnológico suelen ser más favorables a espacios abiertos o semiabiertos, mientras que los profesionales del sector de ingeniería y legal suelen trabajar en espacios compartimentados por sus dinámicas de trabajo. Más allá de estas diferencias sectoriales, lo ideal es conocer la opinión de la mayoría de los empleados de la empresa a partir de los departamentos de RRHH, y a partir de ahí intentar ofrecer espacios de trabajo acordes a sus necesidades”, indica Alberto Muñoz, Director en Robert Walters.

Espacios semiabiertos

Se trata de una combinación entre el “open space” y salas cerradas. El open space es un espacio en el que no existe una separación visual entre los diferentes espacios de trabajo. Por otro lado, actualmente, los espacios totalmente cerrados o compartimentados son los menos populares, pues según el informe, solo 1 de cada 10 profesionales quiere trabajar en este tipo de entorno laboral.

“Los espacios semiabiertos son los que permiten en mayor medida la creación de diferentes zonas funcionales dentro de una oficina. Este tipo de áreas-propósito posibilitan a su vez la revolución hacia un entorno inteligente porque en ellas se pueden conciliar personalidades y estilos de trabajo distintos. Según la naturaleza y sector de la compañía, los tipos de perfiles de empleados y estilos de trabajo serán diferentes pero de cualquier manera, alinear las preferencias de la plantilla al diseño del espacio de trabajo favorecerá la atracción y retención del talento, la productividad y un buen clima laboral”, expone Ignacio Sanchez, Senior Manager en la división de Construcción, Inmobiliario e Infraestructuras de Robert Walters.

Espacios funcionales

Los tres espacios funcionales más valorados por los profesionales encuestados son las salas para trabajar en equipo (64%), las cabinas para hacer llamadas telefónicas o videoconferencias (50%), y las salas de innovación y nuevas tecnologías (46%).

Mientras que cada vez más empresas cuenta con salas para trabajar en equipo, cabinas telefónicas y salas de innovación, este último tipo de espacio es el punto pendiente en la gran mayoría de organizaciones.

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Con el inicio de la pandemia, el gobierno dispuso que las empresas de todos los tamaños puedan realizar trabajo remoto y, desde entonces, más de 250 mil personas han convertido sus casas en centro de labores. Ello, según datos del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (MTPE), hasta el mes de noviembre.

Aunque inicialmente se trató de una respuesta ante la emergencia, para Mauricio Almonte, especialista en Derecho Laboral del Estudio Payet, Rey, Cauvi, Pérez Abogados, el modelo de trabajo remoto tuvo el acierto de ser suficientemente flexible para incluir a todo tipo de empresas. Solo basta con que las tareas a realizar puedan hacerse de forma virtual.

“La mayoría de las unidades productivas en el Perú son de comercio, de ventas y esas suelen ser labores que no se realizan de manera virtual. En cambio, un estudio de arquitectos, que puede hacer sus trabajos de manera remota, sí lo utiliza bastante. El área operativa de los negocios de retail también”, explicó.

 

Las modalidades mixtas y las MYPES

Entre julio y agosto de este año, según una encuesta realizada por INEI en Lima Metropolitana, un 35.6% de pequeñas empresas había adoptado el trabajo remoto. En las microempresas, lo usaba el 25.4%. Respecto al trabajo mixto o semipresencial, en las pequeñas empresas, alcanzaba al 49.5% de los trabajadores y en las microempresas, al 24.5%.

Almonte comenta que, si antes una micro y pequeña empresa (mype) tenía que alquilar una oficina para funcionar, ahora solo necesita un coworking o un espacio más pequeño para solo la mitad de sus trabajadores.

“Hemos visto casos de empresas donde se han hecho contratos con los trabajadores para pasar a esta ‘semipresencialidad’. El trabajador ya no tiene un sitio fijo asignado en la empresa, sino que ocupa el sitio en función a una programación. Esto también se ve en empresas de menos de cien trabajadores”, precisó.

Según Jorge Ochoa, presidente del gremio de la pequeña empresa de la Cámara de Comercio de Lima (CCL), las mypes sí están haciendo ahorros, pero de forma obligada porque la crisis les ha afectado tanto que han tenido que abandonar oficinas y puestos comerciales.

“Todo lo que es servicios que pueden hacerse remotamente no solo se han beneficiado, sino que tienen potencial de mejorar. Pero no todas las empresas tienen las mismas condiciones y probablemente. Por ejemplo, los que trabajaban en turismo están muy mal, no es un tema de empresa chica o grande, sino de sectores completos”, sostuvo.

Agregó que las empresas que utilizan esta modalidad de trabajo también se enfrentan al desafío de tener la misma productividad, porque los trabajadores comparten su tiempo con las tareas domésticas.

“La productividad de los trabajadores o las personas que hacen trabajo remoto no es la misma, también están cuidando a los hijos o se ponen a cocinar. Están haciendo varias cosas a la vez. Ahora no hay horarios porque los trabajadores, pasadas las seis de la tarde, siguen contestando correos. Entre empleadores y empresarios hay que buscar la receta secreta para lograr que las empresas sean más productivas”, estimó.

En noviembre, el Gobierno extendió el trabajo remoto hasta julio de 2021, pero Ochoa considera que las empresas van a seguir usándolo más allá de esa fecha, siempre que mantenga con condiciones flexibles. “No se debe reglamentar más sin antes ver la realidad de cada actividad y buscando siempre que la formalidad mejore”, indicó.

 

Una transformación

En agosto, un estudio de EY realizado en más de 300 empresas de Latinoamérica, incluido el Perú, arrojó que un 55% de las encuestadas tuvieron que realizar cambios en toda su estructura organizacional para ajustarse a la nueva realidad del trabajo remoto.

En este proceso de transformación, de acuerdo a Pilar Quinteros, gerente senior de consultoría de EY Perú, las pequeñas empresas tienen la ventaja de poder gestionar “fino” y trabajar más directamente con sus colaboradores en el principal desafío del trabajo remoto: la conexión y el sentido de pertenencia.

“En un estudio más reciente, hemos visto que las empresas están poniendo en primer lugar a la persona, en el centro de la estrategia. Primero, estar sano y es justo el momento para tener un liderazgo más humano, que transmita que esta crisis es de carácter temporal”, aseguró.

Aunque la parte más crítica de la pandemia parece haber pasado, recordó que todavía es importante preocuparse por la salud mental de los trabajadores, que afecta directamente su productividad y aplica a todo tipo de empresas.

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