Es importante revisar y mejorar los procesos internos de cada equipo para hacerlos más eficiente. Según el estudio “Anatomía del trabajo”, elaborado por la plataforma de organización de tareas y equipos Asana, los trabajadores dedican el 60% de su tiempo a pormenores del día a día y solamente un 27% al corazón de sus labores. Por ello brindan algunos consejos prácticos para mejorar la eficiencia y productividad de los equipos de trabajo:
Elimina las reuniones innecesarias
Una de las maneras más sencillas de mejorar la eficiencia de tu equipo es evitando las reuniones innecesarias. En general las reuniones pueden ser bastante productivas, si es que se cuenta con una agenda clara, si asisten las personas adecuadas y si todos están preparados para aportar. Caso contrario, si se planifica una reunión sin una agenda ni objetivos claros, terminarás consumiendo tiempo valioso de tu equipo. El exceso de reuniones en el día impide el desarrollo de la ejecución del trabajo.
Planifica detalladamente las reuniones
Asegúrate de que cada reunión tenga un objetivo. Crea y comparte una agenda de la reunión para que todos estén al tanto de los temas a tratar. Además, alinea las convenciones acerca de las reuniones, como la necesidad de encender las cámaras. Durante las reuniones toma nota de lo acordado y registra las acciones pendientes con fechas de entrega y responsables.
Reduce el trabajo de menor prioridad
Como es natural, en algún momento tu equipo tendrá demasiadas cosas por hacer. Sin un sistema adecuado que les sea útil para eliminar, posponer, delegar o disminuir tareas no prioritarias, se perderá la eficiencia laboral. Expertos de Asana explican los criterios para cada una de estas acciones:
- Si una tarea o aspecto del proyecto no es compatible con el objetivo general de la empresa, elimínala.
- Si hay una tarea urgente que tiene un gran impacto en los objetivos del equipo, termínala y posterga cualquier tarea menos importante para cuando dispongas de más tiempo.
- Si se te asignan dos tareas de igual importancia, delega una a otro miembro del equipo con mayor disponibilidad.
- Si hay una tarea que no puedes postergar, eliminar ni delegar, encuentra la forma de reducir el tiempo necesario para finalizarla.
