Emprende

Desde sincerar el presupuesto de la empresa, hasta renegociar con tus proveedores, son muchas las acciones contretas que podemos tomar para mejorar nuestro negocio.

No son tiempos sencillos, es un hecho. Muchas empresas han tenido que reorganizar sus procesos y gestión de recursos para poder salir adelante en un contexto tan complejo como los estragos económicos de una pandemia.

 

Si bien el mismo gobierno ha ofrecido medidas al sector empresarial para que pueda reactivarse a la brevedad, existen muchas acciones concretas que podemos tomar dentro de la empresa para aprovechar mejor los recursos y evitar caer en sobrecostos.

 

Expertos de Holded, plataforma digital para una óptima gestión de recursos de pequeñas empresas recomiendan tomar en cuenta estos puntos para evitar gastar dinero demás y empezar a reducir gastos:

 

1. Registra todo

 

Lo primordial es tener un certero control de los gastos e ingresos de la empresa. Esta es la única forma en que podremos controlar las finanzas y encontrar oportunidades de inversión y crecimiento. Lo mismo aplica para tus finanzas personales. Evita de sobremanera que estos registros se crucen.

 

Decide qué sistema de contabilidad es el mejor para tu modelo de negocio y registra incluso los gastos más pequeños, pues la acumulación de los “gastos hormiga” suele ser el factor de fracaso en el óptimo manejo de cuentas.

 

2. Analiza los gastos

 

Una vez que tengas todo el registro en orden, revísalo a fondo. Observa los gastos que debes sostener en el tiempo y aquellos que han sucedido de forma excepcional. Evalúa los gastos que puedes eliminar y considera que si llevas pagando tres meses de un servicio que no usas, es probable que no lo necesites. Piensa también en los gastos necesarios y permanentes que puedan variar según la oferta como el servicio de Internet o telefonía. 

 

3. Negocia con tus proveedores

 

Busca siempre tener una óptima relación comercial con tus proveedores. Conversa algunos aspectos como la necesidad de reducir costes por baja de ingresos, cambios en el mercado, o la necesidad de atraer más clientes. Ofrece a tu proveedor algún beneficio a cambio como contratos a largo plazo.

 

4. Céntrate en los componentes

 

Acércate a tus clientes y pregunta si se encuentran satisfechos con los productos o servicios que ofreces. Presta atención a si existe algún componente que no aporte valor, pues este sería un coste ideal a eliminar. Incrementa la calidad de tu producto, de modo que la satisfacción y fidelidad de tus clientes aumente de igual manera.

 

5. Optimiza tu presupuesto

 

Al tener todos tus gastos registrados y aplicando estos consejos, verás mes a mes en qué estabas flaqueando y cómo optimizar tu presupuesto mensual, e incluso anual. Podrás fijarte topes de gasto.

 

Desde el momento en que empieces a analizar tus gastos, aprenderás a optimizar la gestión de tu negocio, sabrás cuáles son los gastos necesarios, aquellos que podrían reducirse y cuáles son totalmente prescindibles.

 

Gracias a esto, podrás crear un presupuesto donde indiques cada una de las partidas de gasto y el importe máximo que puedes dedicar a cada una de ellas. De este modo evitarás la improvisación y evitarás derrochar el dinero.

Ineficiencia en el pago a proveedores o una alta rotación son evidencia de un problema latente.

Si bien el Perú es uno de los países con mayor espíritu emprendedor de la región, según el Global Entrepreneurship Monitor, 8 de cada 10 peruanos fracasan antes de que sus emprendimientos lleguen a los 5 años de vida. 

 

Antes que ver esta situación como un problema o una amenaza para los emprendimientos en nuestro país, lo mejor es entenderla como una oportunidad para prestar atención a los detalles que no están siendo del todo eficaces en nuestro emprendimiento para enmendarlos a tiempo.

 

Según expertos de ProcuOS, software que optimiza y agiliza el día a día de las empresas mediante la digitalización de procesos administrativos, estas son algunas señales que podrían revelarte a tiempo que tu negocio no está marchando del todo bien.

 

Problemas para pagar facturas

 

La forma más sencilla de notar que no todo está dándose de forma óptima en tu empresa es su capacidad de pago, tanto a trabajadores como proveedores. Esto no necesariamente significa que el negocio no está funcionando pero sí es una alerta para revisar los ingresos versus los gastos fijos. Ten un registro detallado de ingresos y egresos para que puedas elaborar un presupuesto mensual y anual que te den las luces suficientes para seguir avanzando.

 

Estancamiento

 

Si sientes que tu empresa está estancada frente a la competencia, probablemente se deba a un problema de adaptación a las necesidades y exigencias del mercado que están en constante cambio. Cuando no realizamos actualizaciones, ya sea en cuanto a objetivos del negocio como a la capacitación del equipo, aparecen este tipo de problemas. Presta atención a tu competencia e inspírate de sus aciertos.

 

Alta rotación

 

Es inevitable que nuestro equipo cambie cada cierto tiempo debido a las aspiraciones profesionales de cada uno de los integrantes, pero es importante prestar atención si esto se da de manera regular. Acércate a tus trabajadores y entiende cuál es la situación de un posible descontento. Podría tratarse de baja remuneración o condiciones de trabajo deficientes.

 

No se logran los objetivos

 

Si ya revisaste que no se trata necesariamente de un problema de la fuerza o capacidad de ventas, es posible que se deba a una falta de liderazgo. La motivación y empoderamiento brindado por un líder no son suficientes. Es necesario que los líderes de tu negocio tengan la capacidad de guiar a los trabajadores a los objetivos de la empresa.

Una de las claves para vender sus productos en el extranjero es la investigación previa del mercado de destino con todos los requisitos y los hábitos de los consumidores. En todo el mundo, existen más de 30 oficinas comerciales que pueden brindar esa información

A la fecha, el Perú tiene 22 acuerdos comerciales vigentes con más de 50 mercados internacionales, lo que permite que los productos nacionales puedan ingresar a esos destinos en condiciones preferenciales. Sin embargo, tener un acuerdo comercial no garantiza el éxito del negocio. Para lograr una venta exitosa, hay una serie de pasos que deben cumplirse antes y durante el proceso de exportación.

De acuerdo a una guía elaborada por el Ministerio de Comercio Exterior y Turismo (Mincetur) existen al menos seis pasos que pueden dividirse en la etapa previa y el proceso mismo de exportación. Sin embargo, antes de lanzarse al mercado, la principal recomendación es tener su negocio formalizado.

Si bien es posible exportar como persona natural, enviando los productos como mercadería, la cantidad de envíos es limitada. Para envíos constantes, es más idóneo ser una persona jurídica, incluso si se cuenta con un Registro Único Simplificado (RUS), es posible hacerlo mediante el sistema Exporta Fácil. Una vez atendido este paso, lo siguiente es investigar.

Preparación previa

La guía de Mincetur recomienda hacer un estudio de mercado para conocer el potencial del producto que se tiene en el destino que se tiene en la mira. Esta investigación debe establecer las necesidades de este mercado, sus hábitos de consumo, los estándares mínimos que se requieren para ingresar sin contratiempos como permisos sanitarios, y la mejor forma de dar a conocer su producto. En algunos casos es bueno contar con un contacto comercial.

“Por ejemplo, si es necesario el uso de publicidad en redes sociales, medios de comunicación tradicionales, participación en ferias y misiones comerciales, entre otros. La mejor manera de que su producto ingrese al mercado es lograr establecer contactos con compradores. De esta manera, el público local podrá tener la certeza de la calidad del producto”, precisa.

Para tener información de calidad, es posible contactarse con las Oficinas Comerciales del Perú en el Exterior (OCEX). Existen más de 30 en todo el mundo y se encargan de monitorear todas estas oportunidades de exportación.

Trámites y transporte

Una vez que ha definido el producto y el destino, elegir el medio de transporte más idóneo también es importante. De esto depende la siguiente parte, que es la gestión aduanera y comprende los costos que asumirán los envíos, los trámites a realizar y los beneficios tributarios producto de los acuerdos comerciales suscritos por el Perú.

Si se trata de un producto fresco, quizás es mejor la vía aérea que la marítima. Conocer los costos de traslado de su producto le permitirá estimar el tiempo necesario para llegar al mercado, cumplir con sus compromisos de negocio y en última instancia, satisfacer a sus clientes.

El crecimiento del servicio de delivery ha impulsado la demanda de las dark kitchens, cocinas ocultas que solo atienden pedidos a domicilio.

El concepto de una dark kitchen tiene algunos años en el Perú, pero durante la COVID-19 ha cobrado fuerza. Según Touch Task, empresa especializada en gestión de recursos humanos, marketing y ventas, el servicio de delivery creció en un 250% durante la pandemia en el Perú. En este escenario, los negocios de comida han encontrado una solución que les permite crecer, pese a las restricciones operativas. Se trata de las dark kitchens, cocinas que operan a puerta cerrada y solo atienden pedidos a domicilio.

 

Las ventajas económicas son muchas. Por ejemplo, involucra solo al personal esencial, relacionado directamente con la producción de alimentos. Así se reducen los costos al no necesitar mozos, personal de seguridad, administrador, entre otros. Además, estas cocinas suelen estar en ubicaciones céntricas, en las que existe una alta demanda de comida por delivery. Esto permite expandir la cobertura del restaurante e incrementa la eficiencia de las operaciones de entrega.

 

Menor riesgo

Otra de sus grandes ventajas es que supone una menor inversión y disminuye considerablemente el tiempo de apertura. Mientras que la inversión inicial en un restaurante tradicional puede oscilar desde US $40,000 hasta los US $500,000 dependiendo del tipo de restaurante, la inversión en una dark kitchen oscila entre US $5,000 a US $10,000, por lo que se reduce el riesgo a pérdidas, al no comprometerse tanto el capital inicial.

 

Eso sí, no debe entenderse por dark kitchen que se trata de una cocina en casa. Estos espacios deben estar implementados con todos los equipos necesarios, contar con un certificado de funcionamiento y cumplir con los requerimientos de Indeci. Algunas de las empresas que se dedican a este negocio son: Coco Cookworking, Wicuk, Cocinas Ocultas y Combate. También existen algunos restaurantes que han unido fuerzas y comparten cocina.

 

Sin duda, las dark kitchens están cambiando por completo el modelo de negocio de venta de comida. Gracias a que tienen resuelto el tema logístico, estas empresas centran todos sus esfuerzos en la calidad de la comida y el servicio.

Organizaciones acumulan grandes bases de datos y para darle un sentido a toda esta información están los científicos de datos. El objetivo de este análisis debe ser tomar las mejores decisiones.

La enorme cantidad de datos que se generan y se almacenan a cada momento en el mundo han dado lugar a la profesión del especialista en ‘Data Science’ o científico de datos, una nueva ocupación que está considerada en el último informe de LinkedIn como una de las 15 profesiones emergentes en Estados Unidos.

Si bien la carrera demanda cierto conocimiento de estadística, Jorge Aguilar, consultor de empresas y gerente de Proyectos de GLPI Latam, asegura que lo principal es la habilidad para analizar datos en profundidad porque la idea es brindar información que permita tomar las mejores decisiones en términos de ahorrar tiempo o recursos.

“Es un concepto que va amarrado al de ‘smart cities’ o ciudades inteligentes. Por ejemplo, tener información suficiente para saber a qué hora debería pasar el camión de basura o cuánto debería demorarse en cambiar un semáforo. Es una actividad transversal porque la misma data procesada puede servirle a una empresa de seguros, pero también a una empresa tecnológica. La data va enriqueciéndose, el conocimiento es incremental”, explicó.

Agregó que, para tener una mejor respuesta a situaciones como la pandemia, un especialista de datos debería poder analizar la información de las camas UCI disponibles o de hospitalizaciones y hacer una distribución más eficiente de los recursos.

El enfoque hacia el cliente

En el Perú, según Aguilar, el camino para tener ‘smart cities’ y especialistas en ‘data science’ pasa por tener una integración de datos efectiva, y en segundo lugar, personal a cargo de estas tareas que tenga un perfil profesional diferente al tradicional administrador de sistemas, que está preparado para almacenar la información, pero no necesariamente para analizarla.

“Tiene que ser una persona altamente analítica y tener conocimiento de gestión administrativa. Hay dos carreras técnicas que han enfocado estos temas, pero falta potencializar porque se les enseña a aprovechar el dato, pero no se les enseña la gestión de la oficina”, aseguró.

El otro problema es un tema de enfoque porque si bien la tecnología va a ayudar a tomar decisiones más inteligentes, la idea es que los clientes también obtengan un beneficio de ello.

“El gran problema es que tendemos a pensar cómo esto ayuda a la empresa, pero el concepto de un científico de datos es cómo ayudar al cliente de la empresa, que puede ser interno o externo. Por ejemplo, ver el consumo normal de papel que una persona tiene, y antes que su stock se termine, lanzar una oferta para la compra”, indicó.

En este caso, la oferta también beneficia a la empresa porque le permite prever el volumen de ‘stock’ que tendrá y ajustar su costo de almacenamiento, que puede hacerse de forma previa, en una operación que se conoce como preventa.

Es una de las habilidades más demandadas para acceder a cargos de liderazgo y quien no la tenga desarrollada, puede ejercitarla para mejorar su reacción ante una situación de estrés o comprender fácilmente las emociones de los demás.

Desde el 2016, el Foro Económico Mundial adelantaba que la inteligencia emocional sería una de las diez principales habilidades en el mercado de trabajo para el 2020. Con la pandemia, esta habilidad es particularmente importante para los líderes de las organizaciones.

El propio Daniel Goleman, autor del libro fundacional sobre la inteligencia emocional, considera que esta habilidad es fundamental para todos los puestos directivos. “El coeficiente intelectual y las destrezas técnicas son importantes, pero la inteligencia emocional es la condición ‘sine qua non’ del liderazgo”, planteó hace más de 20 años.

En líneas generales, la inteligencia emocional es un conjunto de habilidades para identificar y gestionar las emociones propias y las de los demás. Si bien algunas personas están naturalmente adaptadas a tenerla, también es una habilidad que puede enseñarse, desarrollarse y mejorarse.

Componentes de la inteligencia emocional

De acuerdo a Margaret Andrews, instructora de Inteligencia Emocional para Liderazgo, entrevistada por Harvard Professional Development, existen al menos cuatro componentes de la inteligencia emocional que pueden reforzarse: autoconciencia, autorregulación, conocimiento social y habilidades sociales.

La especialista considera que la autoconciencia o la capacidad de identificar las emociones propias es el punto de inicio y que los demás componentes dependen de este autoconocimiento. En segundo lugar, ubica a la autorregulación, que permite gestionar estas emociones, por ejemplo, ante momentos de estrés o una situación de emergencia.

"Las personas con una fuerte autorregulación pueden hacer una pausa y respirar profundamente en situaciones tensas y estresantes", explica Andrews. "Lo que les ayuda a mantener la calma y pensar antes de hablar o actuar", agrega.

Por otro lado, menciona a la conciencia social, que no es otra cosa que la empatía frente a las emociones de los demás y concluye con las habilidades sociales, donde se encuentra el manejo de conflictos y el trabajo en equipo. Para mejorar la inteligencia emocional, Andrews recomienda tres puntos: identificar las emociones propias nombrándolas, pedir retroalimentación a los amigos y leer mucho.

“Los estudios demuestran que leer literatura con personajes complejos puede mejorar la empatía. Leer desde la perspectiva de otras personas nos ayuda a comprender sus pensamientos, motivaciones y acciones y puede mejorar su conciencia social”, asegura.

Ofrecer contenido útil que se vincule a los productos y servicios que ofreces, le dará mayor valor a tu imagen de marca.

Todas las empresas desean clientes fieles. Como bien lo explican expertos de la revista Harvard Business Reviews, “los mejores clientes son los clientes fieles. Cuesta menos dinero servirles, generalmente están dispuestos a pagar más que otros clientes y suelen actuar como divulgadores de boca-en-boca”.

 

La revista especializada afirma, además, que “si logras fidelizar clientes, las ganancias te seguirán como la noche sigue al día”. En ese sentido, Social Media Examiner, plataforma de medios digitales, brinda algunas recomendaciones para tus redes, de forma que puedas cautivar a tus seguidores y empezar a fidelizarlos:

 

Interactúa con tu audiencia

 

Involucra a tu público y despierta su interés sobre tu marca. La vía más sencilla es invitar su participación activa mediante preguntas en tus contenidos. Esto hace que las personas se sientan valoradas mientras son invitadas a opinar sobre algún tema en particular. Además, estas interacciones te ayudarán a descubrir nuevos insights sobre tu público para hacer contenido cada vez más certero.

 

Contenido emocionalmente impactante

 

Los usuarios de redes disfrutan el contenido emocionante pues activa su empatía, ternura y alegría. Genera contenido inspirador para tu público. Esto mejorará la identidad de tu marca y hará que tu audiencia se sienta identificada con los valores de tu negocio. Puedes apoyarte en citas y reflexiones. Si tú mismo deseas elaborar el contenido con una línea gráfica atractiva, puedes recurrir a plataformas de diseño como Canva.

 

Ofrece contenido útil

 

Ponte en el lugar de tu audiencia y pregúntate qué tipo de información valorarían recibir que esté vinculada a tus productos y servicios. Proponles datos que les ayude a vivir mejor, solucionar alguna situación, obtener provecho de algo en particular. Por ejemplo, si te dedicas al rubro de los alimentos, puedes compartir recetas sanas y fáciles, datos de alimentos, o tips para aprovechar los nutrientes de los vegetales.

 

Humaniza tu marca

Hacer que tu empresa sea más amigable y humana, acercará a los consumidores. Muestra el valor que tiene tu marca, más allá de los productos o servicios con los que cuentes. Puedes por ejemplo, mostrar el detrás de escena, es decir, alguna parte interesante de tu proceso de producción, alguna dinámica de tu equipo de trabajo o compartir las novedades que vienen en tu empresa.

 

Beneficia a tus clientes fieles

 

Si bien queremos llegar a más personas para ampliar nuestra red de futuros clientes, es importante que cuidemos a los actuales. Ofrece descuentos y beneficios a quienes ya hayan realizado una compra o contratado un servicio que ofrezcas. Además, el realizar sorteos es una herramienta muy poderosa, que brinda alcance y genera entusiasmo entre tus seguidores actuales.

Revisa a detalle todos los costos en torno al producto o servicio que buscas ofrecer.

Emprender es un camino satisfactorio pero no es sencillo. Según el último informe de demografía empresarial en el Perú, entre julio y septiembre de 2020 se dieron de baja 5 mil 835 empresas.

 

El aspecto financiero, por muy evidente que sea, es uno de los más complejos por manejar desde el inicio. Lo idóneo es que podamos optimizar e incrementar las ganancias generadas. Prestar atención y orden a este punto nos brinda información oportuna, útil y relevante para tomar acciones, proyectar estrategias y tomar las mejores decisiones en favor del negocio.

 

En ese sentido, economistas y emprendedores expertos de Finanzas Personales Podcast dan algunas recomendaciones financieras a tomar en cuenta para asegurarse de tener éxito al empezar a emprender.

 

Preparación previa

 

Antes de lanzarnos al mundo del emprendimiento es recomendable contar con ahorros y un “colchón” que puedan soportar los gastos fijos y variables que puedan ir apareciendo en nuestras finanzas personales. Ten clara tu situación económica actual y de dónde vendrán los ingresos que te permitan manejar el inicio de tu emprendimiento de forma óptima.

 

Plan financiero concreto

 

Revisa a detalle todos los costos en torno al producto o servicio que buscas ofrecer. Considera cuánto debes destinar en materia prima, proveedores, cadena de producción, almacenamiento, distribución, sueldos y otros. Ten presente tus gastos fijos y variables desde el primer momento. Además considera pagos de impuestos y las obligaciones financieras paralelas que un nuevo negocio puede generar. Esto te permitirá tener el panorama completo y fijar objetivos de ventas.

 

Financiamiento

 

Identifica cuál será tu fuente de capital. Pueden ser ahorros, préstamos de una entidad financiera, crowdfunding o incubadoras de startups. Existen diversas opciones para obtener el financiamiento, pero ten clara cuál de todas las opciones se ajusta al flujo de ingresos que puede tener tu emprendimiento.

 

Estructuras claras

 

Plantea una estructura organizacional clara en tu emprendimiento y define quién se encargará de cada una de las responsabilidades que el negocio demanda. Además fija la estructura financiera de tu emprendimiento. Ten un flujo de caja desde el primer día para empezar de forma organizada. Tratar de ordenar los ingresos y egresos a fin de mes puede resultar en desgaste emocional y pérdidas para la empresa. Si tienes la oportunidad de invertir en un contador, no dudes en hacerlo.

 

El 58% de los trabajadores sería capaz de permanecer en sus puestos de trabajo, incluso con sueldos reducidos, si existiera un líder motivador y participativo.

Aún vivimos tiempos inciertos y nuestros trabajadores necesitan tener la motivación y la tranquilidad de desarrollarse en un lugar que tiene un norte claro. Según un estudio de la consultora de recursos humanos Randstad, el 58% de los trabajadores señaló que sería capaz de permanecer en sus puestos de trabajo, incluso con sueldos reducidos, si existiera un líder motivador y participativo.

 

Además, el 60% de los trabajadores señaló que renunció o consideró abandonar sus puestos de trabajo cuando los gerentes no realizaron un buen ejercicio del liderazgo.

 

En ese sentido, es importante que desarrollemos ciertas habilidades que nos ayuden a tener un óptimo desempeño en tiempos de crisis. La EAE Business School recomienda lo siguiente:

 

Gestión del cambio

 

Es necesario que un líder sepa gestionar el cambio e implementarlo en toda la empresa, además de ayudar a los colaboradores a adaptarse. Si algo nos ha enseñado esta nueva normalidad en pandemia, es que debemos desarrollar nuestra capacidad de adaptación y solución de problemas para salir adelante.

 

Creatividad

 

Una de las habilidades directivas que ayuda a potenciar una compañía en crisis es la capacidad de generar nuevas ideas, de diseñar nuevos modelos de negocio que puedan resolver los problemas y las necesidades de los consumidores actuales. De esta forma, las empresas que pasan por situaciones críticas tendrán líderes innovadores y creativos que rediseñen estrategias, productos, servicios y procesos a las nuevas tecnologías.

 

Inteligencia emocional

 

Esta es necesaria para controlar el estrés y la ansiedad que suelen producir los cambios. Cuando anunciamos algún cambio en la empresa pueden aparecer dudas y emociones más intensas que la incertidumbre, como el miedo. Este produce ansiedad, estrés y angustia. Sin embargo, hay que desarrollar el autocontrol emocional y la autoconfianza para transmitir seguridad al equipo.

 

Trabajo en equipo

 

Las situaciones críticas son más sencillas de sobrellevar si trabajamos de forma colectiva. Un buen líder debe promover la identidad, y la unidad en sus equipos de trabajo. Ten presente que trabajar en equipo implica que todos los miembros sientan una gran responsabilidad personal por el éxito de los esfuerzos del grupo.

 

Empatía

 

Sobre todo en un contexto tan completo como el actual un líder debe mostrarse comprensivo y ser empático, es decir, tener la habilidad de ponerse en la piel de los demás. Además, será muy valioso que tenga presente cuál es la situación personal de cada uno de sus trabajadores, de modo que se sienten involucrados y comprendidos.

 

 

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