La pandemia cambió por completo la estructura de la rutina laboral debido a distintas medidas que las empresas tuvieron que aplicar. “Cuando comenzó la pandemia, muchas empresas lograron en pocos días que más del 90% de su personal adoptara el teletrabajo”, recordó Marcial González, Managing Director & Partner de Boston Consulting Group.
Uno de los retos más grandes del trabajo a distancia ha sido mantener y mejorar la productividad de los equipos. Para David Laurent, economista conductual, la baja eficiencia tiene una razón clara: el exceso de tiempo reactivo y el poco tiempo productivo. “En el tiempo reactivo uno se dedica a hacer lo que alguien más le pide que haga, como soluciones de último minuto. Son actividades que no teníamos planeadas”, explica Laurent. Por otro lado, el tiempo productivo son aquellos momentos en que se realizan tareas previamente programadas. Tenemos entonces una serie de fuentes de tareas reactivas que generan la sensación de falta de control e improductividad.
Organizar los pendientes
Para empezar a generar orden con los distintos pendientes del día a día, Laurent recomienda seguir los pasos de la metodología Getting Things Done:
Recopilar las tareas: Muchas veces confundimos los proyectos de las tareas. Por ejemplo, si hablamos de la mudanza de una oficina, se trata de un proyecto que involucra tareas como organizar cosas en cajas, contratar un servicio de mudanzas, preparar el nuevo espacio, entre otros. Lo recomendable es escribir todo lo que hay que hacer en tareas detalladas para tener claro el panorama.
Divide las tareas en 3 listas: “Delegar, diferir y hacer” son conceptos que te ayudarán a avanzar rápidamente. Siguiendo el ejemplo de la mudanza, existen tareas fácilmente delegables, como conseguir el contacto del servicio de mudanza. “Ya sea porque otra persona tiene cierto expertise o una carga que le permita asumir otras tareas, delegar hace más eficiente cumplir con los objetivos”, recuerda Laurent.
En la lista de “diferir” irán los pendientes que no necesitan ser cumplidos durante la semana o que dan tiempos más prolongados para ser finalizados. Esto brinda mayor calma pues no siempre todo es urgente.
Finalmente, en la lista de “hacer” irán los pendientes que no calcen en las listas previas. Una vez que tengamos claras esas tareas, podemos programarlas en el calendario.
Acciones concretas para la productividad
En este contexto de home office, o teletrabajo, lo más recomendable es preparar la situación de productividad y no depender de la fuerza de voluntad para trabajar eficientemente. “No trates de que todo sea en base a tu voluntad, porque es muy volátil. Que sea el contexto el que te empuje a ser productivo”, recomienda el economista conductual. Aquí algunas acciones concretas a seguir:
Ten recordatorios: Colócalos en la mayor cantidad de lugares, sea en post-its en tu zona de trabajo o en alguna app del celular. Así tendrás claro qué tienes qué hacer y por qué.
Busca un espacio donde te sientas observado: Al trabajar encerrados en una habitación, nos podemos dar ciertas licencias de distracción. En cambio, si trabajamos en la sala o un lugar donde seamos observados, tendremos un control social sobre nosotros.
Establecer metas concretas y reportarlas: Seas o no el líder, es importante reportar avances. De esta forma vamos a procurar cumplir con la mayor cantidad de tareas posibles.
